Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.


En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el “archivo definitivo” de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.