Con la finalización del ejercicio económico llega también la necesidad de archivar la documentación. Los fabricantes de papelería ofrecen diferentes soluciones para archivo de documentos. Pero la más elegida, sin ninguna duda, es la caja de cartón desmontable. Las cajas de archivo definitivo se utilizan para almacenar la documentación que en principio no vamos a tener que consultar más (pero que podría ser necesario, como en el caso de una inspección).
Cuando termina el ejercicio, es habitual archivar la documentación que teníamos en archivadores o carpetas en este tipo de cajas. A su vez las cajas de archivo definitivo pueden ser almacenadas en contenedores: en ellos se puede alojar cinco ó diez cajas según el tipo de contenedor. Este tipo de contenedores permite el apilado (lo que se busca es que la documentación antigua ocupe el menor espacio posible).
Aunque esperamos no tener que volver a consultar esta documentación, es conveniente organizarla de la mejor forma posible, para poder localizar el documento que buscamos rápidamente. Se pueden utilizar unas gomas elásticas o encuadernadores metálicos para coser los documentos. En uno de los laterales de la caja podemos indicar el contenido con un rotulador o una etiqueta impresa.
soluciones para archivo de documentos
Las cajas de archivo suelen estar fabricadas con cartón ondulado sencillo y están disponibles en formatos folio, folio prolongado, A4, etc.. Las cajas de cartón vienen desmontadas, su montaje es rápido y sencillo. También existen cajas de archivo de plástico resistentes a la humedad ambiental (mejor protección de los documentos).
soluciones de archivo definitivo: tamaños y formatos
Las cajas más grandes son las de tamaño folio prolongado, seguidas del formato folio y por último la de tamaño Din A4.
Cajas ecológicas Fellowes
La serie Fellowes Bankers Box Natura están fabricadas con cartón reciclado. La impresión de la caja está hecha con tinta a base de agua, por lo que su impacto al medio ambiente es mínimo.
Fellowes dispone de certificado FSC en sus productos, que confirma que la materia prima ha sido obtenida de forma sostenible.
