Archivo definitivo

Cajas de cartón de montaje rápido y sencillo. Formatos: A4, Folio, Folio prolongado.

Las clásicas cajas de archivo definitivo, fabricadas con cartón ligero de canal sencillo, de fácil apertura y montaje. Con etiqueta impresa en el lomo para la identificación de su contenido. Las puedes comprar disponibles en varios tamaños: las folio y folio prolongado son las más habituales.

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Este tipo de caja archivadora se utiliza en casi todas las oficinas y empresas para guardar los documentos procedentes de los archivadores de anillas. El traspaso de los documentos se lleva a cabo una vez que el ejercicio económico ha terminado y ya no es necesario acceder a la documentación con la misma frecuencia.

El archivo de los documentos es vital para responder a posibles requerimientos legales.

Las cajas de archivo definitivo de cartón vienen desplegadas para que no ocupen espacio cuando están vacias. Gracias a su diseño, estas económicas cajas archivadoras se montan muy rápido. El fajo de facturas, albaranes o presupuestos del archivador se ata con gomas elásticas o encuadernadores metálicos y se introduce en la caja de archivo definitivo. Se rotula el contenido en el lomo y ya está lista para guardar en el almacén.

Cajas de archivo definitivo

Los contenedores de archivo definitivo se pueden almacenar directamente en estanterías. Si no se tiene espacio suficiente se pueden apilar en vertical. Para esto último se utilizan robustos cajones de cartón que pueden almacenar cuatro o cinco cajas archivadoras en su interior. El resistente cartón de los contenedores (de hasta 512 g/m²) permite su apilamiento vertical evitando dañar el contenido (el cartón con que se fabrican las cajas es mucho más delgado y no permite su apilado directo pues se abollan).

Generalmente los documentos legales se pueden requerir por periodos de tiempo que están comprendidos entre cuatro y cinco años. Debido a esto el archivo de la documentación antigua es algo inevitable. Se puede subcontratar con una empresa de gestión documental pero el papel tiene que estar almacenado en algún lugar. Cuando finaliza el periodo de requerimientos es necesario triturar la documentación mediante las destructoras de papel. A partir de ese momento las cajas de archivo quedan vacias para un nuevo ciclo. La rotación adecuada de cajas y archivadores permite optimizar el espacio de la empresa y reduce las necesidades de almacenamiento en la oficina.

Tipos de cajas de archivo definitivo

En general existen sólo dos tipos de cajas de archivo definitivo: de cartón o de plástico. Estas últimas son mucho más resistentes a la humedad ambiental y a las salpicaduras de agua. Por ello se recomiendan en climas muy húmedos o en estancias situadas bajo tierra como almacenes, sótanos o garajes.

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