Carpetas y archivadores en módulos para la oficina
¿Archivadores individuales con su caja? ¿O agrupados en conjuntos de dos o tres carpetas contenidas en un módulo común? En esta entrada te hablaremos de la segunda opción.
¿Qué son y para qué sirven los módulos de carpetas?
Los módulos de carpetas son ideales para clasificar y organizar todo tipo de documentos. Son útiles, sobre todo, para situarlos en estanterías que no están llenas del todo, puesto que no se caen. También se pueden usar en sobremesa (mesas, escritorios, etcétera). Gracias al ancho que abarca el cartón del contenedor, el conjunto se mantiene estable.
Tanto los archivadores como el propio módulo están fabricados con cartón forrado de lámina plástica brillante a color. Las carpetas incluyen un ollado metálico para facilitar la extracción, mientras que el tarjetero del lomo sirve para su identificación. Además, el color del cajón permite establecer una rápida identificación del contenido. Por ejemplo, se pueden combinar varios colores para diferenciar las facturas de los albaranes, presupuestos, etc.
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Ventajas de los módulos de carpetas
La ventaja de los archivadores modulares de carpetas es que resulta más sencillo transportar o modificar el orden de los archivadores en las estanterías. Por ejemplo, si pretendemos archivar los albaranes, facturas y presupuestos que hemos almacenado en las bandejas de oficina, es más sencillo coger el módulo entero, que los tres archivadores por separado.
Además de esta ventaja, los carpeteros modulares también son superiores a las carpetas individuales por otro evidente motivo: son mucho más estables en la estantería. Cuando tenemos una balda que aún no esta llena del todo, los archivadores de oficina convencionales se suelen desestabilizar, debido al peso de los documentos. Sin embargo, con el módulo de carpetas esto no es posible, pues su base de apoyo es mucho mayor y están mejor contenidos.
Los contenedores de archivos también fomentan el orden en la oficina. Es más difícil que las carpetas estén desordenadas en la balda porque cada una va a parar a un cajón de su mismo color. Podemos establecer una codificación temática por colores de los documentos que nos permita identificar rápidamente cada archivo. Por ejemplo, rojo para facturas, azul para albaranes y negro para presupuestos.