Tipos de carpetas colgantes de oficina: tamaños, varillas y visores

En esta guía te muestro todo lo que has de saber sobre carpetas colgantes.

Carpetas colgantes
Fichero de archivo suspendido con expedientes en carpetas colgantes

¿Qué son las carpetas colgantes? Características

El fichero metálico con carpetas suspendidas es un sistema eficaz para organizar documentos, guardar fichas de clientes y ordenar facturas o informes. Son muy usados, tanto en empresas como en el hogar (por ejemplo: cuando se tiene la oficina en casa). La idea es clara: metes los documentos en la carpeta colgante y anotas el tema, cliente, número de expediente, etc., en el visor, lo que te ayudará a clasificarlas. Los soportes más sencillos son los bastidores de sobremesa y los carritos, mientras que los más robustos y seguros contra incendios o accidentes son los ficheros metálicos. 

Bastidores y carros para carpetas colgantes
Bastidor y carrito con ruedas para carpetas colgantes

Pero volvamos a las carpetas... Una cartulina plegada y un par de alambres de metal (o varillas de plástico) a lo largo de la boca constituyen la carpeta colgante. Unos ganchos en los extremos de la subcarpeta permite colgarla de las guías de ficheros metálicos y bastidores de archivo. Como es evidente, el tamaño de las carpetas para armarios —¡también se llaman así!— depende de la separación entre los raíles del fichero.

Medidas, formatos y distancia entre varillas 

La separación entre las guías del fichero debe coincidir con la medida entre los centros de los ganchos. La tabla siguiente recoge las medidas más comunes:

FormatoAnchoAltoMedida varillas (exteriores)Medida varillas (centros)
A4315 mm240 mm348 mm330 mm
Folio350 mm240 mm383 mm365 mm
Folio Prolongado365 mm240 mm380 mm400 mm
Arcón A4345 mm275 mm348 mm330 mm
Arcón folio355 mm275 mm383 mm365 mm

Tipos de varillas y visores

Como ya se ha dicho, las varillas pueden ser de plástico o metal. Las segundas son mejores en casi todos los aspectos, puesto que no se rompen y ocupan menos. Los alambres son casi siempre de acero lacado en color blanco o negro, aunque algunos fabricantes de carpetas colgantes también usan acero galvanizado y aluminio.

Varillas de carpetas colgantes
Detalle de las varillas de la carpeta y los raíles del armario

El visor permite identificar el contenido y buscar los expendientes. Consiste en una pieza de plástico, fijada en la boca de carpeta, y una etiqueta de cartulina en su interior, en la que se rotula el contenido. Hay varios tipos de visores. Los de pinza son los más usados (se fijan a modo de clip en una de las caras de la carpeta).

Según el tipo de visor existen dos tipos de carpetas suspendidas:

Carpeta colgante A4 en cartulina kraft - Liderpapel Carpeta colgante A4 en cartulina kraft - Liderpapel Más información

Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta

Según su material, hay carpetas colgantes de plástico y de cartulina, cuyo gramaje es similar al de una subcarpeta de archivo (esto es: entre 185 y 240 g/m²). Las carpetas más vendidas son las de cartulina kraft en color marrón. Pero también las hay de colores.

Otro punto esencial es el tipo de lomo. El lomo en V, el más común, consiste en un simple pliegue de la cartulina; no obstante, considera también el lomo U, que permite archivar más documentos al ser más ancho.

Las cajas de carpetas suspendidas suelen incluir los visores de plástico y las tiras identificativas. También es posible comprar visores de recambio por separado (a propósito, pueden ser de poliestireno o pvc, rígidos o flexibles).

Elba Gio Stock - Caja de 10 carpetas colgantes para cajón, Fº Elba Gio Stock - Caja de 10 carpetas colgantes para cajón, Fº Más información

Una conocida marca que fabrica carpetas colgantes de calidad es Elba Gio. Además de las habituales, este fabricante ofrece una carpeta colgante de alta capacidad. Se trata del modelo Gio Stock. Con varillas de acero y cuerpo de cartón corrugado, esta caja de archivo de montaje automático posee una gran capacidad de almacenamiento. Puedes usarla como alternativa al revistero, esto es: para guardar documentos de gran grosor, como folletos, catálogos y revistas.

La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes

Hoy, el fichero metálico para almacenar carpetas colgantes es común en toda oficina. Pero a principios del siglo XX, fecha en que se estima fue inventado, supuso una auténtica revolución.

Una de las primeras patentes de un archivador de carpetas fue registrada el 2 de noviembre de 1886 por el americano Henry Brown. Dicha patente describe un receptáculo horizontal para el almacenamiento y conservación de papeles. El contenedor se fabricó con acero forjado. Se podía bloquear gracias a su cerradura. Y estaba preparado para soportar el fuego. Pero no todos los ficheros para carpetas estaban construidos con chapa metálica, pues algunos eran de madera.

Los ficheros verticales tardaron un poco más en llegar, pero quién fue su inventor sigue siendo un misterio. Sin embargo, se estima que los primeros ficheros verticales comerciales podrían haber aparecido en 1900, cuando una compañía, fundada en 1876, y conocida como Library Bureau, publicó un catálogo en el que aparecía un archivador vertical para carpetas colgantes. La misma compañía registró una patente dos años después en la que se acreditaba que su inventor fue David. E. Hunter.

Library Bureau fábrica ficheros para carpetas colgantes
Fábrica de ficheros para carpetas colgantes Library Bureau

En su folleto, Library Bureau describía su producto como un «Sistema de archivo vertical con compartimentos intercambiables» y añadía «El archivador vertical ideado y perfeccionado por Library Bureau es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado para la gestión de la correspondencia, reportes, facturas, pedidos, catálogos, duplicados de facturas, y hojas sueltas, o papeles de cualquier otro tipo para organizaciones grandes, pequeñas o peculiares»

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