Máquinas de oficina: ¿cuáles son imprescindibles?

En primer lugar: ¿qué son las máquinas de oficina?

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Destructora de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

En la Wikipedia se considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Bajo esta definición podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Pero lo cierto es que es raro que consideremos a un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las oficinas y papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras y las grapadoras.

¿Cuáles resultan imprescindibles?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas. Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello estas herramientas son, claramente, imprescindibles.

Otras máquinas que sin duda también son imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel: ¿qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas?

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Por otro lado, debemos tener presente que las máquinas de oficina en el transcurso de los últimos años han evolucionado de forma notable. Muchas de ellas se han abaratado mucho y ahora ya es posible disponer de una plastificadora o una encuadernadora incluso en la oficina más pequeña o en el hogar. Tal vez no sean imprescindibles pero ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo evitándonos tener que ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Los sistemas de gestión documental

Antes hemos dicho que los ordenadores o impresoras no nos parecían ser considerados máquinas de oficina, ahora haremos una excepción. Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello se utilizan escáneres de gestión documental. Estos modelos tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina. Además del importante ahorro de espacio también se evita la pérdida de la documentación.

Nueva oficina, nuevas máquinas

La oficina tradicional ya no existe. Ha cambiado por completo. Algunas máquinas de oficina antiguas son echadas en falta por los nostálgicos. Ya no se escucha en las oficinas el característico ruido de las máquinas de escribir. En cambio ahora escuchamos el ruido de las destructoras de documentos. O tal vez no: ya que algunas de ellas son muy silenciosas.

La oficina se ha modernizado. Los periféricos también han evolucionado y ahora son más fáciles y cómodos de usar ya que se pueden controlar sin moverse del asiento.

El número de las impresoras de una oficina también ha disminuido. Los modelos actuales son capaces de realizar su trabajo 10 veces más rápido que los antiguos. La tecnología ha evolucionado tanto que incluso ha sacado al oficinista de la oficina pudiendo realizar el mismo trabajo en cualquier lugar simplemente con una conexión a Internet.

Tipos de grapadoras de papel ¿Cuál comprar?

Hay muchos tipos de grapadoras de oficina así como bastantes marcas y modelos. Para acertar con la compra y elegir el modelo correcto hay que tener en cuenta distintas consideraciones que analizamos a continuación.

1. Elegir el tipo de grapadora más adecuado para nuestras necesidades

En primer lugar y la más importante de las decisiones es el tipo de grapadora que necesitamos, existen las siguientes opciones:

  • De sobremesa: son las más habituales
  • De tenaza: no necesitan mesa, “grapan en el aire”
  • De bolsillo: modelos pequeños para uso escolar o para llevar siempre encima
  • Automáticas: con mecanismo multiplicador de fuerza, requieren menos esfuerzo por nuestra parte
  • Eléctricas: la mayoría tienen sensor de entrada del papel, no es necesario ni siquiera pulsar un botón. Se introducen los documentos y quedan grapados automáticamente
  • De gruesos: para grandes espesores de papel. Son mucho más robustas y grandes que cualquier otra grapadora
  • De archivo o de brazo largo: para coser folletos y cuadernillos por el lomo
  • Grapadora clavadora: se suelen utilizar en bricolaje, tapicería, manualidades, etc.

1.1 Modelos de sobremesa, de tenaza y de bolsillo

Las grapadoras más utilizadas en la oficina son las de sobremesa y las de tenaza. Las de bolsillo son versiones reducidas de ambos modelos. Algunos ejemplos de grapadora de bolsillo son la Petrus Liliput (sobremesa) y la Petrus Majorette (tenaza).

Petrus 435 azul: una de las grapadoras de sobremesa de Petrus
Grapadora de sobremesa Petrus Golf 435 Azul

1. 2 Los modelos automáticos con mecanismo multiplicador de fuerza reducen de manera significativa el esfuerzo de grapado

No son grapadoras eléctricas sino una versión mejorada de las grapadoras de sobremesa. El mecanismo interno de estas grapadoras reduce el esfuerzo de grapado al mínimo. Utilizan resortes que activan un sistema de precarga que permite grapar con sólo un dedo. Se recomiendan para personas que tengan lesiones de mano o de muñeca. Un ejemplo de esta grapadora es la Novus B7A Automática.

El mecanismo automático de la Novus B7A funciona para todos los tipos de grapado: abierto, cerrado y clavado.

Grapadora Novus B7A
Grapadora automática Novus B7A

1.3 Modelos eléctricos

Las eléctricas pueden funcionar a pilas o conectadas a la red. En general podemos dividirlas en dos grupos: las grapadoras eléctricas de oficina y las grapadoras profesionales o industriales.

En el caso de las primeras, se pueden encontrar algunos modelos desde 50€. Las máquinas de grapar profesionales como la Novus B100EL son modelos muy robustos, preparadas para un uso intensivo que cuestán más de 250€.

1.4 Grapadoras de gruesos

Se utilizan para para grapar grandes cantidades de papel. Este tipo de grapadora suele ser de sobremesa (aunque hay algún modelo de tenaza como la Rapid HD31). Son bastante grandes y muy robustas.

Su brazo permite ejercer la fuerza necesaria para grapar grandes cantidades de papel con poco esfuerzo. Necesitan grapas especiales. Un modelo económico que grapa hasta 100 hojas es la Novus B40.

1.5 Grapadoras de archivo

Es un modelo relativamente básico en lo relativo a su capacidad de grapado, pero tiene una gran profundidad de entrada de papel. También se conocen como grapadoras de brazo largo.

Las grapadoras de archivo se emplean para coser documentos A4 por la mitad y obtener así una libreta A5. O bien si la empleamos sobre un formato A3 lo que obtendremos es un cuadernillo de tamaño A4. Un modelo muy utilizado es la Rapid E15.

Grapadora de brazo largo Rapid E15
Grapadora de archivo Rapid E15

1.6 Clavadoras

En la oficina no tienen demasiada utilidad, son muy utilizadas en trabajos de bricolaje. Sirven para tapiceria, fijación de carteles, rotulos, etc. Un modelo bastante económico de clavadora es la Petrus 260.

2. Tipo de grapado

Fundamentalmente existen dos tipos de grapado: el grapado cerrado (o grapado permanente) y el grapado abierto (es un grapado provisional que será eliminado posteriormente).

Desde hace unos años además existe el grapado plano (flat clinch) que es una versión mejorada del grapado cerrado (el de toda la vida). Una máquina flat clinch deja completamente plana la grapa por la parte posterior del documento. Esto resulta muy útil cuando se tienen que archivar documentos grapados, ya que podemos obtener un ahorro de hasta un 30% en el volumen que ocupan.

Para modificar el estilo de grapado la mayoría de las grapadoras lo hace a través de una pieza giratoria llamada sufridera o mártir.

3. Profundidad de entrada de papel

La profundidad de entrada de papel indica la máxima distancia, desde el borde del documento, a la que podemos posicionar la grapa.

En la mayoría de las ocasiones esto no es muy importante, ya que se suele grapar cerca de los bordes. Pero si por el motivo que sea resulta necesaria una profundidad concreta, los distintos modelos suelen indicar el dato.

Como también se ha comentado, para grandes profundidades de entrada de papel, se puede optar por una grapadora de archivo.

4. Capacidad del cargador

Los fabricantes dividen a las grapadoras según la capacidad del cargador en grapadoras de media carga o de carga completa.

Si se va utilizar mucho, una grapadora de carga completa, ahorra algo de tiempo. Ya que alarga los tiempos entre recargas.

5. Es importante conocer bien las diferentes calidades, marcas y modelos

Para casi todos los tipos de grapadora existen algunos modelos de marca blanca (marcas como 5 Estrellas, ErichKrause, etc.).

En el caso de grapadoras de bolsillo, de sobremesa o de tenaza. Si el uso que va a recibir es ocasional, puede ser suficiente con uno de estos modelos. Las grapadoras sencillas de oficina pueden grapar de 10 a 30 hojas como máximo según el modelo. Si la vamos a utilizar para grapar menos de 8 hojas (por ejemplo para grapar el ticket de la tarjeta de crédito en una factura) nos sirve prácticamente cualquier grapadora.

En cambio, para las grapadoras de gruesos, y muy especialmente si se va a utilizar al máximo de su capacidad. O si va a recibir un uso muy intensivo. Es muy recomendable elegir un modelo robusto de una buena marca: Petrus, Novus, Rapid y Rexel son las principales marcas.

6. Grapadoras El Casco

Por último dedicamos una sección propia a las grapadoras clásicas de El Casco. Estas máquinas se comenzarón a fabricar en Eibar en 1920 por una empresa que se dedicaba anteriormente a la fabricación de revólveres.

Son modelos de altísima calidad que se han convertido en un instrumento de oficina exclusivo. Ninguna otra marca del mercado ofrece productos similares. Están disponibles en dos acabados: pintado o pulido. En el caso de las últimas el pulido se realiza a mano. Son 100% metálicas y tienen un tornillo para la liberación de atascos.

Algunos de los modelos más vendidos de son el M-1, M-10 y M-15 en versiones de sobremesa y la M-83 y M-85 en modelo tenaza.

Donde adquirir la grapadora

Puedes comprar grapadoras de todos estos tipos en nuestra tienda online.

Consigue cortes perfectos con las Guillotinas y Cizallas de Oficina

Detalle de una cizalla de palanca Dahle 565
Detalle de una cizalla de palanca Dahle 565

Es una necesidad habitual en las oficinas, empresas y en algunos hogares. En ocasiones se realizan trabajos de impresión que hay que cortar en varias partes y aquí es donde entran en juego estas dos máquinas de oficina: las guillotinas y cizallas, que aseguran cortes limpios y rápidos de varias hojas al mismo tiempo.

Aunque sirvan para funciones similares, es decir, cortar papel o cartulina reduciendo su tamaño de forma recta y precisa, existen diferencias entre una y otra. Generalmente se conoce como guillotina a la cortadora de palanca manual dotada con una cuchilla recta afilada, mientras que la cizalla es una cortadora rotativa que posee una cuchilla circular que además permite variedad en los tipos de corte y en ambos sentidos.

Pero también existe la cizalla de palanca y aquí es donde surge la confusión. La diferencia es que la guillotina es más precisa y se utiliza para cortar un mayor número de hojas a la vez, mientras que las cizallas se usan con número menor de hojas (muchas veces una sola hoja).

Guillotinas o cizallas, las distintas marcas las llaman de distinta manera y existe cierta confusión. Lo importante es tener claro que una guillotina siempre funciona mediante palanca y cuchilla recta aunque algunas marcas la puedan llamar cizalla de palanca. Lo que seguro que no existe es la “guillotina circular”.

Las guillotinas: siempre son de palanca y cuchilla recta

Las guillotinas tienen generalmente un precio más alto, pero su duración también suele ser superior. Sus cuchillas suelen estar fabricadas en acero inoxidable y muchas veces son autoafilables, no necesitan ser reemplazadas y pueden cortar hasta 40 hojas a la vez. Un protector de seguridad evita que haya que tocar la cuchilla y además dispone de una base con guías grabadas. Las principales marcas de guillotinas son Fellowes y Dahle.

Es necesario elegir la guillotina en función del uso que se le vaya a dar, siempre dependerá de las necesidades de cada empresa u oficina. La marca Fellowes nos ofrece varias opciones, desde uso moderado (para pequeñas empresas) como la Fusion hasta las de uso continuo para empresas medianas como la Plasma.

Foto de una guillotina de palanca Fellowes Plasma
Foto de una guillotina de palanca Fellowes Plasma

Existen guillotinas Fellowes para los dos tamaños de papel más habituales: DIN A4 y DIN A3, con capacidades de entre 10 y 40 hojas de 80 gramos para los modelos A4 y de 20 hojas para A3. Vienen con cuchilla incluida, protector y 2 años de garantía.

Guillotina industrial de palanca Dahle 580
Guillotina industrial de palanca Dahle 580

En el caso de las guillotinas Dahle además de los modelos sencillos tenemos la opción de las guillotinas industriales. Las guillotinas industriales tienen capacidad para 300, 500 y 800 hojas, de máximo rendimiento (por ejemplo los modelos 842, 846 y 848). El prensado del papel en algunas de estas guillotinas se realiza con el pie mediante un pedal.

Tanto una como otra marca de guillotinas cuenta con mangos ergonómicos y facilidad de uso permitiendo el corte incluso de tiras finas de papel, cartón o película.
Algo muy importante que hay que tener en cuenta con las guillotinas industriales es que tienen un mínimo de corte, es decir, no son capaces de cortar un número de hojas reducido. Por ejemplo la guillotina industrial Dahle 846 tiene un mínimo de corte de 40 mm, aproximadamente unas 400 hojas de papel. Así que, si en alguna ocasión tenemos que cortar un número menor de hojas no podremos hacerlo con esta máquina.

Las cizallas: cizallas de rodillo y cizallas de palanca

Pasamos ahora a las cizallas de rodillo: su cuchilla circular proporciona un corte continuo. El carril milimetrado aporta seguridad en la longitud del corte y permite visualizarlo con exactitud.

Fellowes dispone modelos de cizallas que comienzan desde tamaños A4 válidos para su uso en el hogar como por ejemplo la cizalla de rodillo Neutron. En cambio, el modelo Atom A3 es adecuado para mediana empresas ya que sirve para uso continuo. Entre una y otra existen diferentes modelos con una capacidad de corte de entre 5 y 30 hojas siendo todas de rodillo.

Cizalla de rodillo Dahle 507
Cizalla de rodillo Dahle 507

Por su parte, Dahle hace distinción entre cizalla de palanca y de rodillo, y además también tiene guillotinas. ¡Vaya lío! En el caso de las de palanca, a las variedades A4 y A3 con capacidad de entre 8 y 50 hojas se añade además un tamaño de palanca A2 todas con una garantía de 5 años (excepto en piezas de desgaste). El modelo 868 totalmente profesional dispone de visualización de corte mediante láser.

En las cizallas de rodillo, Dahle ofrece una enorme variedad de más de 30 modelos que van desde los tamaños A4 de uso doméstico hasta la más grande, de tamaño A0, de uso industrial. Una de las funciones que añade es el prensado automático en la zona de corte para una fijación rápida del material a cortar. Ambas marcas aseguran un corte preciso con cuchillas de acero templado, limpias de ejecución.

¿Cómo plastificar tus propios documentos?

Plastificar tus propios documentos es muy rápido y sencillo. Sólo necesitas una plastificadora de documentos y las fundas de plastificar.

Foto de una plastificadora GBC Fusion 3000L
Plastificadora GBC Fusion 3000L

Existen diferentes grosores de fundas, las más finas son, como era de esperar, más económicas. Y tienen una ventaja sobre las gruesas: se pueden utilizar con todo tipo de plastificadoras, incluso con las más baratas. En cambio las fundas de mayor grosor requieren una máquina de mayor calidad ya que necesitan una temperatura más alta para ser derretidas.

Las carteras o fundas de plastificación: espesor y formato.

Se fabrican en varios tamaños para adaptarse a los distintos formatos de documentos, además como ya hemos dicho antes hay varios grosores de plástico. Una funda de plastificación esta formada por dos láminas sencillas de plástico unidas por uno de sus lados (la plastificadora soldará el resto de lados).

Una de las fundas de plastificación más utilizadas es la de 2 x 75 micras: es decir 75 micras de espesor tanto en el plástico frontal como en el posterior. Una micra es la milésima parte de un milímetro. Si empleamos estas fundas el grosor del documento resultante tendrá aproximadamente un milimetro y medio.

Cartera de plastificación de documentos GBC
Funda de plastificación de documentos GBC

Las fundas de 75 micras ofrecen una protección adecuada para la mayoría de trabajos de oficina. Generalmente las plastificadoras más económicas sólo pueden utilizar este tipo de carteras. Las plastificadoras más avanzadas pueden utilizar más grosores, por ejemplo carteras de 100 ó 150 micras.

¿Cómo elegir la plastificadora de documentos?

A la hora de elegir la plastificadora hay que tener en cuenta fundamentalmente tres aspectos:

  1. El tiempo de precalentamiento: mide el tiempo que transcurre desde que se enciende la plastificadora hasta que ésta alcanza la temperatura necesaria para plastificar.
  2. Velocidad de plastificación: si el volumen de documentos a plastificar es muy alto será mejor elegir una plastificadora rápida. No es lo mismo esperar dos minutos para la plastificación de un documento A4 que 30 segundos.
  3. Grosores de las carteras que puede utilizar: tenemos que asegurarnos de que la plastificadora puede utilizar el grosor de cartera escogido. Las más sencillas sólo pueden usar un tipo de cartera, las más avanzadas tienen varios selectores de temperatura y permiten trabajar con varias opciones.

¿Cómo se plastifica un documento con la máquina plastificadora?

Para plastificar el documento sólo hay que realizar tres operaciones:

  1. Encendemos la máquina y esperamos a que alcance la temperatura. La mayoría de las plastificadoras tienen una luz indicadora de estado que nos avisan de cuando están listas para plastificar.
  2. Introducimos el documento dentro de la cartera de plastificación.
  3. Se introduce la funda en la plastificadora y se espera a que realice el trabajo: una vez alimentada la plastificadora comienza a procesar el documento. Los bordes de la funda se derriten para conseguir una plastificación perfecta.

Así de sencilla es la plastificación de documentos.

A continuación os dejamos un pequeño video sobre la plastificadoras de documentos GBC Fusion 3000L. Este modelo está recomendado para un uso regular y puede plastificar un documento en sólo 30 segundos. El tiempo de precalentamiento también es pequeño (90 segundos). Pueden utilizar tres grosores de carteras: 75, 100 y 125 micras.