Clasificadores de documentos

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa. Existen varios tipos de clasificadores de documentos y archivos.

Ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

Los archivadores y carpetas de anillas

Son muchas las oficinas que optan por comprar estos clasificadores de documentos. Ambos, archivadores y carpetas, tienen anillas, pero solo el archivador tiene la palanca que permite su apertura rápida. Por este motivo, también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca o archivadores A-Z.

Existen muchas marcas de archivadores y carpetas. Los archivadores Dohe, los Elba y los Esselte son algunos de los más vendidos para la organización de los documentos. Los archivadores con rado incluyen un sistema que evita la apertura accidental de la carpeta.

El uso de archivadores implica la necesidad de una perforadora de papel o el uso de papel perforado Navigator Organizer.

Perforación de los documentos

El archivador de anillas nos obliga a comprar una perforadora de papel y a perforar un documento cada vez que tengamos que archivarlo. Si no se planifica bien esta tarea, puede suponer una importante pérdida de tiempo. Por ello, las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y solo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles.

A la hora de comprar clasificadores de anillas, escogeremos siempre el archivador de dos anillas: es más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. También es más fácil y rápida su inserción.

Los mecanismos de cuatro anillas se suelen utilizar en carpetas escolares ya que las hojas se hojean más a menudo y las cuatro anillas distribuyen mejor la fuerza y evitan la rotura del papel por la zona de las anillas.

Una alternativa al utilizar archivadores de anillas si no queremos perforar los documentos es meterlos en fundas de plástico, el inconveniente es que se pierde aún más tiempo y resulta más difícil el acceso si metemos varios folios por funda.

Organización interna de los archivadores

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador.

El uso de un juego de separadores no está limitado a un único archivador. Es decir, podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

Clasificadores de documentos para archivo definitivo

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el «archivo definitivo» de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Clasificadores de documentos suspendidos (carpetas colgantes)

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Archivadores metálicos para carpetas colgantes

Los clasificadores de documentos metálicos son una de las alternativas más eficientes para archivar las carpetas colgantes. Estos robustos muebles permiten un fácil acceso a los documentos y mantienen los archivos en orden.

Existen archivadores metálicos de varios tamaños con uno, dos, tres o cuatro cajones y con sistema antivuelco en los modelos de mejor calidad.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia de estos clasificadores de documentos es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante solo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con el archivador el proceso es más lento y laborioso.

Para el archivo definitivo ocurre lo contrario: las carpetas colgantes son más lentas de procesar. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Cajas y carpetas de proyectos

Otra solución efectiva para el almacenamiento de la información es la caja o carpeta de proyectos. Una caja de proyectos está fabricada a partir de una única pieza de cartón o cartulina que se pliega sucesivamente. El cierre de la carpeta puede hacerse de varias maneras:

  • Mediante banda elástica
  • Mediante broche

Carpetas de proyectos

La carpeta de proyectos es una solución muy utilizada para presentar trabajos de ingeniería, proyectos arquitectónicos, tesis universitarias, etc. En el lomo de las cajas encontramos una etiqueta para la identificación del proyecto. En su interior las solapas o los laterales evitan que las hojas se pierdan.

Conclusión

Existen diferentes clasificadores de documentos para organizar los documentos en las oficinas: carpetas de anillas, archivadores de palanca, carpetas colgantes, cajoneras, casilleros, etc.

Clasificadores de documentos

Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

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