Las máquinas de oficina más utilizadas

¿Qué máquinas de oficina son las más usadas por empresas y particulares? Sin duda, una de las máquinas que está presente en casi todas las oficinas es la destructora de papel. Con la llegada de las nuevas leyes de protección de datos, su uso ha pasado a ser obligatorio.

Pero existen muchos otros tipos de máquinas de oficina. Es el tema que trataremos en este artículo. Lo primero:

¿Qué son las máquinas de oficina?

La Wikipedia considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores. En otras palabras, aquellas máquinas que permiten el normal funcionamiento de la oficina.

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Máquinas destructoras de documentos: una de las máquinas de oficina más usadas.

Bajo esta definición, tambien podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Sin embargo, en los catálogos de materiales de oficina no se suele considerar un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello, la mayoría de las tiendas de material de oficina y las papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras de cuadernos y las grapadoras.

¿Qué máquinas de oficina son las más usadas?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Estas son las máquinas de oficina más usadas:

  • Destructoras de papel: garantizan la confidencialidad de los documentos importantes de la empresa.
  • Encuadernadoras de documentos: permiten elaborar cuadernillos y catálogos con tarifas o listas de precios, presentaciones de productos o servicios, etc.
  • Plastificadoras: protegen los documentos frente a las salpicaduras de agua y las manchas de grasa. Se usan para plastificar fotografías, avisos importantes, hojas de instrucciones, etc.
  • Cizallas de papel: para cortar el papel. Su cuchilla es circular y pueden hacer cortes rectos, decorativos o hendidos (marca superficial que se hace para plegar papeles).
  • Guillotinas de papel: como las anteriores, también cortan papel pero su hoja es recta y está montada sobre un brazo de palanca
  • Grapadoras y perforadoras de papel: las primeras cosen los documentos. Cumplen una función similar a los clips. Las segundas se usan para taladrar el papel y organizarlo en las carpetas o archivadores de anillas.
  • Detectores de billetes falsos: útiles para evitar recibir dinero falso. Es usado en oficinas que reciben dinero en efectivo.
  • Escáneres: digitalizan un documento y permiten el tratamiento informático del mismo. A veces, el escaneo del documento es el paso previo a la destrucción del mismo.
  • Fotocopiadoras: hacen una copia de un documento.
  • Sistemas de gestión documental: son escáneres más avanzados, muchas veces automáticos, capaces de etiquetar la información o guardarla en formatos adecuados para la búsqueda informática (por ejemplo, en formato PDF)

Destructoras de papel

Con la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) ya es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas.

destructora fellowes 99ci
La destructora de papel Fellowes 99Ci de corte cruzado en partículas es una de las más vendidas de nuestra tienda

Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello, las destructoras de papel se encuentran entre las máquinas de oficina más vendidas.

Grapadoras y perforadoras de papel

Otras máquinas de oficina imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel. ¿Qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas? Casi todas lo hacen y eso implica el uso de perforadoras.

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Plastificadoras, encuadernadoras y cortadoras

Por otro lado, debemos tener presente que en el transcurso de los últimos años las máquinas de oficina han evolucionado de forma notable.

Muchas de estas máquinas de oficina se han abaratado bastante. Ahora ya resulta posible disponer de una plastificadora, de una encuadernadora o de una cortadora de papel, incluso en la más pequeña de las oficina o en el hogar.

Son máquinas de oficina que nos ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo, librándonos de ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Escáneres departamentales

Antes hemos señalado que los ordenadores o impresoras no se suelen considerar máquinas de oficina, pero hay alguna excepción.

Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello, se utilizan escáneres de gestión documental.

Estos escáneres tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina.

Además del importante ahorro de espacio, con un escaner departamental también se evita la pérdida de la documentación.

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