Máquinas de oficina: ¿cuáles son imprescindibles?

En primer lugar: ¿qué son las máquinas de oficina?

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Destructora de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

En la Wikipedia se considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Bajo esta definición podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Pero lo cierto es que es raro que consideremos a un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las oficinas y papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras y las grapadoras.

¿Cuáles resultan imprescindibles?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas. Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello estas herramientas son, claramente, imprescindibles.

Otras máquinas que sin duda también son imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel: ¿qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas?

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Por otro lado, debemos tener presente que las máquinas de oficina en el transcurso de los últimos años han evolucionado de forma notable. Muchas de ellas se han abaratado mucho y ahora ya es posible disponer de una plastificadora o una encuadernadora incluso en la oficina más pequeña o en el hogar. Tal vez no sean imprescindibles pero ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo evitándonos tener que ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Los sistemas de gestión documental

Antes hemos dicho que los ordenadores o impresoras no nos parecían ser considerados máquinas de oficina, ahora haremos una excepción. Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello se utilizan escáneres de gestión documental. Estos modelos tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina. Además del importante ahorro de espacio también se evita la pérdida de la documentación.

Nueva oficina, nuevas máquinas

La oficina tradicional ya no existe. Ha cambiado por completo. Algunas máquinas de oficina antiguas son echadas en falta por los nostálgicos. Ya no se escucha en las oficinas el característico ruido de las máquinas de escribir. En cambio ahora escuchamos el ruido de las destructoras de documentos. O tal vez no: ya que algunas de ellas son muy silenciosas.

La oficina se ha modernizado. Los periféricos también han evolucionado y ahora son más fáciles y cómodos de usar ya que se pueden controlar sin moverse del asiento.

El número de las impresoras de una oficina también ha disminuido. Los modelos actuales son capaces de realizar su trabajo 10 veces más rápido que los antiguos. La tecnología ha evolucionado tanto que incluso ha sacado al oficinista de la oficina pudiendo realizar el mismo trabajo en cualquier lugar simplemente con una conexión a Internet.

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