Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el “archivo definitivo” de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

 

Planchas de corte autocicatrizantes Fiskars para cortes precisos

¿De qué estan hechas las planchas de corte?

Las planchas de corte están fabricadas con un material especial que resiste extremadamente bien los cortes. Este material apenas se estropea cuando pasamos por encima de él la cuchilla. A este tipo de material autoregenerable los fabricantes lo llaman “material autocicatrizante”.

Superficie de corte resistente
Planchas de corte Fiskars 8610 Tamaño DIN A4

Ventajas de cortar tus materiales utilizando las planchas de corte

En primer lugar, las planchas de corte evitan estropear la mesa. Pero además nos permiten realizar los cortes con mayor precisión y sobre todo con mayor seguridad al ser antideslizantes. Los cortes se realizan con menor esfuerzo ya que la superficie absorbe parte de la presión y mejora el contacto del material con la cuchilla.

La cuadrícula graduada permite medir el material a cortar de forma rápida. Muchas alfombrillas incorporan lineas en diagonal a 60º, 45º y 30º que permiten realizar triángulos, pentágonos y otros poligonos regulares con gran precisión (también estrellas).

Tamaños de superficies Fiskars

Disponemos de tres tamaños de tablas de cortes:

  • Fiskars 8371: tamaño DIN A2 (45 x 60 cm)
  • Modelo 8370: tamaño DIN A3 (30 x 45 cm)
  • Modelo 8610: tamaño DIN A4 (23 x 30 cm)

Todas ellas tienen doble cara (una graduada en cm y la otra en pulgadas). Es importante tener en cuenta, a la hora de decidir el tamaño, que una plancha de un tamaño algo más grande que el material, nos permite cortar con mayor seguridad y comodidad.

¿Para qué se utilizan las planchas de corte?

Las planchas autocicatrizantes son especialmente útiles para las manualidades, el scrapbooking y el patchwork. Si las acompañamos de un cortador circular, un cúter afilado y algún escalpelo de precisión tendremos las herramientas suficientes para desempeñar con éxito nuestra tarea.

¿Cómo conservar las superficies de corte en buen estado?

  • Es importante almacenarlas siempre en posición plana, nos aseguraremos de que no quedan dobladas (por supuesto tampoco se deben enrollar).
  • Evitaremos someterlas a temperaturas extremas (el calor excesivo o la luz solar pueden deformarlas, el frío debilita su estructura interna).
  • Otra práctica recomendable es no cortar siempre sobre el mismo punto de la plancha. Intentaremos distribuir los cortes por toda la superficie de la alfombrilla.
  • Más información en la web de Fiskars

Código Intrastat: ¿qué es y para qué se utiliza?

¿Qué es el código Intrastat y para qué se utiliza?

En 1993 entro en vigor una serie de leyes en la Unión Europea que sustituían las declaraciones de aduana como sistema de estadísticas comerciales en las operaciones entre los países miembro.

Código Intrastat
Logotipo del sistema europeo de estádisticas Intrastat

Estas estadísticas son muy importantes,  sirven a las empresas y gobiernos para obtener información sobre las exportaciones e importaciones en los distintos mercados.

En 1993 al establecerse el mercado único, las estadísticas que se obtenían por medio de las declaraciones aduaneras desaparecieron. Se estableció entonces un sistema alternativo para obtener las estadísticas comerciales entre países: el sistema Intrastat.

El sistema Intrastat

Cada mes los distintos estados miembro deben suministrar ciertas estadísticas a Eurostat de forma electrónica. Cada país puede tener exigencias diferentes dependiendo de las condiciones de cobertura.

A su vez los países miembro establecen ciertos umbrales que son los que determinan a partir de que importe se está obligado a presentar la declaración. Estos umbrales son diferentes para la importación y exportación. Además algunos intercambios de bienes están excluidos de esta declaración.

En España en 2010 el umbral de exención para importaciones y exportaciones fue de 250.000 euros. Los servicios se excluyen del sistema Intrastat.

En general todas las personas físicas y jurídicas sometidas al IVA y que realicen intercambios comerciales intracomunitarios superando los umbrales establecidos están obligadas a la declaración.

El sistema Intrastat y el material de oficina

En el mercado del material de oficina el sistema Intrastat facilita determinados códigos para identificar qué productos son los más exportados e importados entre los países miembro.

Estos códigos reciben el nombre de código Intrastat, también conocido como Codigo Customs (Customs Code) o código aduanero. Existen buscadores especializados que nos permiten conocer el código Intrastat simplemente introduciendo la marca y modelo del producto.

A continuación indicamos algunos códigos Instrastat de ejemplo:

  • 39261000: código general para artículos de oficina y artículos escolares
  • 48025680: papel no estucado, del que se utiliza para imprimir y escribir
  • 84729070: máquinas de oficina
  • 94033099: muebles de madera para oficinas superiores a 80 cm de altura
  • 35061000: adhesivos y pegamentos
  • 96081099: bolígrafos, rotuladores, portaminas, etc.

La mayoría de fabricantes de material de oficina indican este código en las fichas técnicas de sus productos, por eso desde nuestra tienda los indicamos a título informativo.

Formato folio, formato A4: las diferencias.

¿Qué diferencia existe entre el formato DIN A4 y el formato Folio?

Aunque se habla habitualmente de folios lo cierto es que a día de hoy están prácticamente en desuso. El formato que más se utiliza en la actualidad no es el folio, sino el Din A4.

Diferentes formatos de papel

El formato de papel DIN A4 tiene unas dimensiones de 210 x 297 mm mientras que el formato folio es más grande: sus dimensiones son 215 x 315 mm. Es cinco milímetros más ancho que el dinacuatro pero en cambio supera su altura en casi dos centímetros.

¿Por qué estas dimensiones y no otras? ¿De donde vienen estos formatos? Vamos a intentar resumirlo.

¿Qué son los formatos de papel?

En la industria existen diferentes normas como la ISO (internacional) o la DIN (alemana). Estas normas definen y regulan diferentes formatos de papel para su uso industrial. En la actualidad la norma más utilizada es la ISO 216. La ISO 216 está basada en una norma antigua del Instituto Alemán de Normalización o DIN por sus siglas en alemán (Deutsches Institut für Normung).

Los formatos de papel de la norma DIN 476 de 1922

La antigua norma DIN de 1922 define dos series de formatos: la A y la B. La serie A es la que todos conocemos: DIN A4, DIN A3, etc. Pero también existe la serie B (B2, B3, B4) que es menos utilizada y conocida.

El objetivo de los formatos serie A de la norma DIN 476 del año 1922 es aprovechar al máximo el papel. Vamos a ver cómo se obtienen las medidas de estos formatos.

El formato más grande definido en esta norma es el formato DIN A0 (1189 x 841 mm). Tiene una superficie de un metro cuadrado. El resto de formatos se obtiene realizando pliegues del formato A0. De esta manera plegando un A0 se obtienen dos A1. Se sigue así sucesivamente hasta llegar al formato A8, el más pequeño de los formatos DIN, con unas dimensiones de 52 x 74 mm.

Formatos de papel: folio, A4
Esquema de los diferentes formatos de papel DIN comparado con otros formatos.

Como curiosidad señalamos que la relación entre los lados de cada formato DIN serie A siempre es el resultado de la raíz cuadrada de 2, es decir aproximadamente: 1,4142136. O dicho de otra manera, en cada formato DIN el lado largo es raíz de dos veces superior al lado corto.

El formato folio

El formato folio (también conocido en inglés como Foolscap folio o simplemente foolscap) es un formato antiguo de papel que fue muy utilizado en Europa antes de la llegada del formato A4.

Sus dimensiones son de 215 x 315 mm.

En la actualidad ya no se utiliza como papel, sin embargo escuchamos esta palabra habitualmente. ¿Por qué? Por dos motivos:

  • Asociación de la palabra folio a hoja de papel: el nuevo formato A4 supuso el abandono del antiguo formato folio. Sin embargo en muchos países se siguió llamando folio al nuevo formato. Y de hecho la palabra folio se emplea como sinónimo de hoja de papel.
  • Las carpetas y los archivadores: se siguen fabricando en la actualidad carpetas y archivadores de anillas de los dos formatos: A4 y Folio. Hay quien prefiere utilizar archivadores tamaño folio para guardar dinacuatros ya que al ser más grandes protegen mejor las hojas.

Algunos productos que aún se fabrican en los dos tamaños son las fundas de plástico, las carpetas colgantes, las subcarpetas, los dosieres, etc.

Otros formatos obsoletos debido a la desaparición del formato folio son el formato cuarto y la octavilla. El cuarto se obtiene al doblar un folio por la mitad) y el formato octavo u octavilla al doblar el cuarto. Estos formatos se han sustituido por el formato Din A5 y Din A6 respectivamente.

¿Cómo contabilizar el material de oficina?

¿Cómo se contabiliza el material de oficina?

Depende. Existen dos maneras de contabilizar el material de oficina. Depende de si el material de oficina que se compra se consume en el mismo ejercicio o no.

Contabilizar el material de oficina

En general el plan de contabilidad considera al material de oficina como existencias y lo refleja como activo en el balance de situación a través de la cuenta 328 (Material de oficina).

Sin embargo, de acuerdo con el principio de importancia relativa también puede recibir otro tratamiento. Este principio establece que podemos omitir algunos principios contables si las partidas de una actividad económica no poseen una importancia significativa.

Y este es el caso del material de oficina que no supone un desembolso importante. Y que está destinado a consumirse durante el mismo ejercicio de compra. A continuación se explica cómo se contabiliza la partida con los dos métodos posibles.

Primera opción: material duradero que no se consume durante el mismo ejercicio.

En este caso es necesario realizar inventario de existencias a final de año. Se utilizan las cuentas 602 (Compras de otros aprovisionamientos), 400 (Proveedores) y 472 (Hacienda Pública – IVA Soportado).

Además tendremos que utilizar las cuentas 328 (Material de oficina) y 612 (Variación de existencias) para la regularización del inventario al final del ejercicio.

Segunda opción: material comprado y consumido durante el mismo ejercicio

Es la opción mas sencilla. Se aplica el principio de importancia relativa. El requisito para poder emplear este método es que el material adquirido se tiene que consumir durante el mismo ejercicio.

La contabilización se realiza mediante las cuenta 629 (otros servicios), 410 (Acreedores por prestación de servicios) y 472 (Hacienda Publica – IVA Soportado). Se contabiliza como compra simple y no hay que regularizar existencias a final de año.

Para información más detallada y ejemplos prácticos de aplicación os recomendamos leer el artículo del blog de Contafis sobre cómo contabilizar el material de oficina.

Cinco Estrellas: una marca blanca de material de oficina

Marca Cinco Estrellas
Logotipo de la marca de material de oficina cinco estrellas

Resulta fácil encontrarla en cualquier oficina y es que, cada vez es más conocida. Descubre todo sobre la marca cinco estrellas, una marca blanca de material de oficina.

La marca de productos de oficina 5 estrellas existe en Europa desde hace 20 años. Es una de las marcas blancas de artículos de oficina más conocidas.

Los productos de la marca 5 Estrellas son de calidad media y su precio es muy económico.

La variedad de productos que tiene es enorme, desde simples lapiceros o papel hasta sillas de oficina y destructoras. Casi se puede decir que no existe producto de oficina que no tenga una alternativa cinco estrellas.

La marca fue creada con un objetivo muy claro: ofrecer una linea de productos muy económicos y de buena calidad que permita a los distribuidores competir con las primeras marcas nacionales e internacionales en el sector del material de oficina.

Los productos de oficina cinco estrellas se caracterizan fundamentalmente por tener un precio extremadamente competitivo y una alta disponibilidad.

¿Quién esta detrás de la marca Cinco Estrellas?

5 Star es una marca registrada de spicers, un mayorista europeo de material de oficina. La división española de spicers fue comprada por Adveo Group. La marca se bautizo como 5 estrellas para su uso en España.

¿Quién fabrica los productos 5 Estrellas?

Al igual que ocurre con los productos de otros sectores, los artículos de oficina de la marca 5 Estrellas están fabricados muchas veces por empresas líderes del sector (primeras marcas).

Lo cual no quiere decir que la calidad de los productos sea la misma que la de una primera marca, si bien en algunas ocasiones el artículo puede ser exactamente el mismo. En otras la calidad puede es inferior a la de la primera marca, pero la mayoría de las veces de calidad suficiente para el uso cotidiano.

La marca 5 Estrellas fue creada por la multinacional del material de oficina Spicers (cuya división española fue comprada por Unipapel).

El material de oficina Cinco Estrellas en España

En España existen alrededor de 900 productos de esta marca y como ya hemos dicho antes sus productos tienen una disponibilidad muy alta en la mayoría de los casos.

Gracias a la marca Cinco Estrellas el sector dispone de una alternativa económica para el material de oficina. Esta marca blanca ha supuesto para las grandes empresas un ahorro de costes muy importante.

Fragmentación en subrangos de la marca cinco estrellas

Para orientar al consumidor spicers ha decidido fragmentar su marca cinco estrellas en varios subrangos. A continuación los enumeramos uno a uno.

Cinco estrellas oficina

Todo el equipamiento y maquinaria de oficina se queda en este subrango. Por ejemplo las grapadoras, taladradoras o destructoras de documentos son artículos que se encuentran dentro de 5 Star Office.

Cinco estrellas eco

Bajo este rango encontramos todos aquellos productos que son ecológicos en parte o en su totalidad. ¿Algunos ejemplos? Cuadernos, archivadores y carpetas de anillas fabricados con cartón reciclado.

Cinco estrellas élite

Según la propia spicers los productos etiquetados con esta marca son de la misma calidad que su equivalente de primera marca. Engloba la totalidad de categorias de material de oficina. Se pueden encontrar desde sobres hasta grapadoras con la distinción 5 Stars Elite.

Material Oficina: Lo imprescindible en tu oficina

material de oficina

A la hora de trabajar en la oficina hace falta tener todas las cosas en su lugar. Una buena organización es necesaria para el éxito de las labores a realizar y además permite ahorrar tiempo y espacio.

El material de oficina debe ser de buena calidad para cumplir con su objetivo y no entorpecer el trabajo.

¿Qué materiales de oficina son los más necesarios?

Entre las artículos que no pueden faltar encontramos en primer lugar el material de archivo. Los archivadores de anillas son una excelente opción para mantener todo el material organizado y en excelente estado de conservación. Los de plástico son más duraderos que los de cartón. Ambos están disponibles en numerosos colores. Estos artículos permiten clasificar una gran cantidad de papeles y archivarlos de manera organizada.

Si se utilizan muchos archivadores pueden colocarse en muebles específicos o en cajas para archivadores, diseñadas con el tamaño exacto para contener varios de ellos y que no quede nada fuera de lugar.

Material de oficina de uso cotidiano

Con respecto al material de oficina de uso cotidiano, en un buen escritorio no debe carecer de bolígrafos y portaminas, además de blocs de notas y libretas. Para organizar los papeles del momento, los clips y las chinchetas resultan ideales y prácticos para tener el material visible pero organizado. Si no se cuenta con un orden claro, perdemos más tiempo en buscar cosas que en trabajar.

Los tableros de anuncios son una opción viable para no olvidarse de los compromisos que tengamos pendientes.

Otros elementos que son imprescindibles y de los que siempre debemos tener repuestos son los consumibles para impresión. En primer lugar, contar con cartuchos de tinta es importante ya que, si no se dispone de ellos, en el momento que se acaban los que están en uso se genera un atraso en las actividades habituales. Por otro lado, es importante contar siempre con papel de calidad y en abundancia, ya que demora de la misma manera que lo hace la falta de cartuchos.

Con respecto a la utilización de papel, es importante tenerlo en diferentes formatos. Las etiquetas para clasificar siempre son necesarias para no perder tiempo buscando y tener todo en orden. De acuerdo a las hojas que se utilicen con mayor asiduidad, es importante tener sobres para las mismas para conservarlas. Además, en la actualidad, existen bolsas de polietileno que ocupan muy poco espacio y resultan muy prácticas y más seguras, ya que resultan ser impermeables a cualquier tipo de líquidos y suciedad húmeda.