Máquinas de oficina: ¿cuáles son imprescindibles?

En primer lugar: ¿qué son las máquinas de oficina?

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Destructora de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

En la Wikipedia se considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Bajo esta definición podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Pero lo cierto es que es raro que consideremos a un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las oficinas y papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras y las grapadoras.

¿Cuáles resultan imprescindibles?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas. Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello estas herramientas son, claramente, imprescindibles.

Otras máquinas que sin duda también son imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel: ¿qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas?

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Por otro lado, debemos tener presente que las máquinas de oficina en el transcurso de los últimos años han evolucionado de forma notable. Muchas de ellas se han abaratado mucho y ahora ya es posible disponer de una plastificadora o una encuadernadora incluso en la oficina más pequeña o en el hogar. Tal vez no sean imprescindibles pero ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo evitándonos tener que ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Los sistemas de gestión documental

Antes hemos dicho que los ordenadores o impresoras no nos parecían ser considerados máquinas de oficina, ahora haremos una excepción. Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello se utilizan escáneres de gestión documental. Estos modelos tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina. Además del importante ahorro de espacio también se evita la pérdida de la documentación.

Nueva oficina, nuevas máquinas

La oficina tradicional ya no existe. Ha cambiado por completo. Algunas máquinas de oficina antiguas son echadas en falta por los nostálgicos. Ya no se escucha en las oficinas el característico ruido de las máquinas de escribir. En cambio ahora escuchamos el ruido de las destructoras de documentos. O tal vez no: ya que algunas de ellas son muy silenciosas.

La oficina se ha modernizado. Los periféricos también han evolucionado y ahora son más fáciles y cómodos de usar ya que se pueden controlar sin moverse del asiento.

El número de las impresoras de una oficina también ha disminuido. Los modelos actuales son capaces de realizar su trabajo 10 veces más rápido que los antiguos. La tecnología ha evolucionado tanto que incluso ha sacado al oficinista de la oficina pudiendo realizar el mismo trabajo en cualquier lugar simplemente con una conexión a Internet.

Consigue cortes perfectos con las Guillotinas y Cizallas de Oficina

Detalle de una cizalla de palanca Dahle 565
Detalle de una cizalla de palanca Dahle 565

Es una necesidad habitual en las oficinas, empresas y en algunos hogares. En ocasiones se realizan trabajos de impresión que hay que cortar en varias partes y aquí es donde entran en juego estas dos máquinas de oficina: las guillotinas y cizallas, que aseguran cortes limpios y rápidos de varias hojas al mismo tiempo.

Aunque sirvan para funciones similares, es decir, cortar papel o cartulina reduciendo su tamaño de forma recta y precisa, existen diferencias entre una y otra. Generalmente se conoce como guillotina a la cortadora de palanca manual dotada con una cuchilla recta afilada, mientras que la cizalla es una cortadora rotativa que posee una cuchilla circular que además permite variedad en los tipos de corte y en ambos sentidos.

Pero también existe la cizalla de palanca y aquí es donde surge la confusión. La diferencia es que la guillotina es más precisa y se utiliza para cortar un mayor número de hojas a la vez, mientras que las cizallas se usan con número menor de hojas (muchas veces una sola hoja).

Guillotinas o cizallas, las distintas marcas las llaman de distinta manera y existe cierta confusión. Lo importante es tener claro que una guillotina siempre funciona mediante palanca y cuchilla recta aunque algunas marcas la puedan llamar cizalla de palanca. Lo que seguro que no existe es la “guillotina circular”.

Las guillotinas: siempre son de palanca y cuchilla recta

Las guillotinas tienen generalmente un precio más alto, pero su duración también suele ser superior. Sus cuchillas suelen estar fabricadas en acero inoxidable y muchas veces son autoafilables, no necesitan ser reemplazadas y pueden cortar hasta 40 hojas a la vez. Un protector de seguridad evita que haya que tocar la cuchilla y además dispone de una base con guías grabadas. Las principales marcas de guillotinas son Fellowes y Dahle.

Es necesario elegir la guillotina en función del uso que se le vaya a dar, siempre dependerá de las necesidades de cada empresa u oficina. La marca Fellowes nos ofrece varias opciones, desde uso moderado (para pequeñas empresas) como la Fusion hasta las de uso continuo para empresas medianas como la Plasma.

Foto de una guillotina de palanca Fellowes Plasma
Foto de una guillotina de palanca Fellowes Plasma

Existen guillotinas Fellowes para los dos tamaños de papel más habituales: DIN A4 y DIN A3, con capacidades de entre 10 y 40 hojas de 80 gramos para los modelos A4 y de 20 hojas para A3. Vienen con cuchilla incluida, protector y 2 años de garantía.

Guillotina industrial de palanca Dahle 580
Guillotina industrial de palanca Dahle 580

En el caso de las guillotinas Dahle además de los modelos sencillos tenemos la opción de las guillotinas industriales. Las guillotinas industriales tienen capacidad para 300, 500 y 800 hojas, de máximo rendimiento (por ejemplo los modelos 842, 846 y 848). El prensado del papel en algunas de estas guillotinas se realiza con el pie mediante un pedal.

Tanto una como otra marca de guillotinas cuenta con mangos ergonómicos y facilidad de uso permitiendo el corte incluso de tiras finas de papel, cartón o película.
Algo muy importante que hay que tener en cuenta con las guillotinas industriales es que tienen un mínimo de corte, es decir, no son capaces de cortar un número de hojas reducido. Por ejemplo la guillotina industrial Dahle 846 tiene un mínimo de corte de 40 mm, aproximadamente unas 400 hojas de papel. Así que, si en alguna ocasión tenemos que cortar un número menor de hojas no podremos hacerlo con esta máquina.

Las cizallas: cizallas de rodillo y cizallas de palanca

Pasamos ahora a las cizallas de rodillo: su cuchilla circular proporciona un corte continuo. El carril milimetrado aporta seguridad en la longitud del corte y permite visualizarlo con exactitud.

Fellowes dispone modelos de cizallas que comienzan desde tamaños A4 válidos para su uso en el hogar como por ejemplo la cizalla de rodillo Neutron. En cambio, el modelo Atom A3 es adecuado para mediana empresas ya que sirve para uso continuo. Entre una y otra existen diferentes modelos con una capacidad de corte de entre 5 y 30 hojas siendo todas de rodillo.

Cizalla de rodillo Dahle 507
Cizalla de rodillo Dahle 507

Por su parte, Dahle hace distinción entre cizalla de palanca y de rodillo, y además también tiene guillotinas. ¡Vaya lío! En el caso de las de palanca, a las variedades A4 y A3 con capacidad de entre 8 y 50 hojas se añade además un tamaño de palanca A2 todas con una garantía de 5 años (excepto en piezas de desgaste). El modelo 868 totalmente profesional dispone de visualización de corte mediante láser.

En las cizallas de rodillo, Dahle ofrece una enorme variedad de más de 30 modelos que van desde los tamaños A4 de uso doméstico hasta la más grande, de tamaño A0, de uso industrial. Una de las funciones que añade es el prensado automático en la zona de corte para una fijación rápida del material a cortar. Ambas marcas aseguran un corte preciso con cuchillas de acero templado, limpias de ejecución.

¿Cómo plastificar tus propios documentos?

Plastificar tus propios documentos es muy rápido y sencillo. Sólo necesitas una plastificadora de documentos y las fundas de plastificar.

Foto de una plastificadora GBC Fusion 3000L
Plastificadora GBC Fusion 3000L

Existen diferentes grosores de fundas, las más finas son, como era de esperar, más económicas. Y tienen una ventaja sobre las gruesas: se pueden utilizar con todo tipo de plastificadoras, incluso con las más baratas. En cambio las fundas de mayor grosor requieren una máquina de mayor calidad ya que necesitan una temperatura más alta para ser derretidas.

Las carteras o fundas de plastificación: espesor y formato.

Se fabrican en varios tamaños para adaptarse a los distintos formatos de documentos, además como ya hemos dicho antes hay varios grosores de plástico. Una funda de plastificación esta formada por dos láminas sencillas de plástico unidas por uno de sus lados (la plastificadora soldará el resto de lados).

Una de las fundas de plastificación más utilizadas es la de 2 x 75 micras: es decir 75 micras de espesor tanto en el plástico frontal como en el posterior. Una micra es la milésima parte de un milímetro. Si empleamos estas fundas el grosor del documento resultante tendrá aproximadamente un milimetro y medio.

Cartera de plastificación de documentos GBC
Funda de plastificación de documentos GBC

Las fundas de 75 micras ofrecen una protección adecuada para la mayoría de trabajos de oficina. Generalmente las plastificadoras más económicas sólo pueden utilizar este tipo de carteras. Las plastificadoras más avanzadas pueden utilizar más grosores, por ejemplo carteras de 100 ó 150 micras.

¿Cómo elegir la plastificadora de documentos?

A la hora de elegir la plastificadora hay que tener en cuenta fundamentalmente tres aspectos:

  1. El tiempo de precalentamiento: mide el tiempo que transcurre desde que se enciende la plastificadora hasta que ésta alcanza la temperatura necesaria para plastificar.
  2. Velocidad de plastificación: si el volumen de documentos a plastificar es muy alto será mejor elegir una plastificadora rápida. No es lo mismo esperar dos minutos para la plastificación de un documento A4 que 30 segundos.
  3. Grosores de las carteras que puede utilizar: tenemos que asegurarnos de que la plastificadora puede utilizar el grosor de cartera escogido. Las más sencillas sólo pueden usar un tipo de cartera, las más avanzadas tienen varios selectores de temperatura y permiten trabajar con varias opciones.

¿Cómo se plastifica un documento con la máquina plastificadora?

Para plastificar el documento sólo hay que realizar tres operaciones:

  1. Encendemos la máquina y esperamos a que alcance la temperatura. La mayoría de las plastificadoras tienen una luz indicadora de estado que nos avisan de cuando están listas para plastificar.
  2. Introducimos el documento dentro de la cartera de plastificación.
  3. Se introduce la funda en la plastificadora y se espera a que realice el trabajo: una vez alimentada la plastificadora comienza a procesar el documento. Los bordes de la funda se derriten para conseguir una plastificación perfecta.

Así de sencilla es la plastificación de documentos.

A continuación os dejamos un pequeño video sobre la plastificadoras de documentos GBC Fusion 3000L. Este modelo está recomendado para un uso regular y puede plastificar un documento en sólo 30 segundos. El tiempo de precalentamiento también es pequeño (90 segundos). Pueden utilizar tres grosores de carteras: 75, 100 y 125 micras.