¿Qué es un archivador de palanca?

Se llama archivador de palanca a la carpeta que incluye un mecanismo de palanca para la apertura de las anillas.

Archivador de palancaLos archivadores de palanca permiten un acceso muy rápido a la documentación: no sólo para archivar las hojas sino también para consultarlas.  Por ello, estas carpetas son utilizadas sobre todo en las oficinas.

Otras diferencias entre los archivadores de palanca y las carpeta de anillas

Mecanismo de palanca

Además del mecanismo de palanca, un archivador de palanca tiene las siguientes diferencias respecto a la carpeta:

  • Suele ser algo más grueso: el grosor estandar es de 7 cm. Las carpetas de anillas más grandes suelen ser de 5 ó 6 cm. Pero también existen archivadores estrechos.
  • Sólo tiene dos anillas: no existen mecanismos de palanca con cuatro anillas

Algunos elementos que suelen estar presentes en un archivador de palanca, aunque también en carpetas de anillas, son los siguientes:

  • Rado: evita que se abra el archivador. Dos ranuras practicadas en las tapas y reforzadas con metal atrapan a las anillas.
  • Ollao u ollado: un orificio circular en el lomo que nos permite extraer el archivador de la estantería.
  • Cantoneras de refuerzo: láminas metálicas que se embuten en las aristas inferiores para evitar que el roce con la estantería desgaste las cubiertas.
  • Compresor: el compresor de hojas oprime los folios y reduce el espacio que ocupan. Aumenta la capacidad del archivador y lo hace más estable.
  • Etiqueta o portaetiquetas: una etiqueta fija o una funda de plástico permiten rotular el contenido de la carpeta.
  • Cajetín: funda de cartón opcional en la que se inserta el archivador. Mejora la estabilidad de la carpeta manteniéndola en posición vertical.

¿Cuántas hojas se pueden guardar en un AZ?

Los archivadores AZ son la manera más común de organizar los documentos en la mayoría de oficinas. Siempre cerca de la perforadora de papel son probablemente los elementos que más fácilmente podemos encontrar en las oficinas, pero…

¿Cuántos folios caben en un AZ?

En un archivador AZ de lomo estándar de siete centímetros entran aproximadamente 500 folios de papel de ochenta gramos. Mientras que uno de lomo estrecho podrá almacenar unas 300 hojas.

Estas estimaciones son aproximadas y siempre depende de la marca y el modelo concreto del archivador. Hay algunas excepciones, ya que algunos modelos con lomo reforzado en metal como los archivadores ardos pueden llegar a almacenar más de 600 folios. Pero no es lo habitual.

Archivador AZ de lomo ancho
Un archivador AZ de lomo ancho puede almacenar unos 500 folios

No se recomienda forzar el archivador e introducir más hojas de las que puede almacenar ya que se corre el riesgo de deformar las anillas metálicas o rasgar el cartón.

Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el “archivo definitivo” de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

 

Rado: ¿Qué es y para qué sirve la ranura Rado?

Cuando hablamos de un archivador de anillas con Rado ¿qué es el rado? o, mejor dicho, la ranura rado. ¿En qué consiste este sistema y para qué sirve?

Esta ranura, inventada y patentada por Elba, sirve para que el archivador se mantenga cerrado cuando no se utiliza. A continuación podéis ver una imagen de la misma:

Ranura rado en un archivador Elba
Ranura Rado en archivador Elba

La idea es muy sencilla: en la cubierta del archivador están incrustadas estas ranuras. Cuando cerramos el archivador, la ranura abraza a la anilla y la mantiene atrapada gracias a un pequeño saliente. Así de simple.

Detalle de la ranura Rado
Detalle de la ranura

¿Para que sirve la ranura Rado?

Lo que se consigue con este sistema es que el archivador se mantenga cerrado en la estantería. Sin esta ranura, las tapas del archivador se abren y la carpeta no se mantiene estable en el estante.

Ocurre sobre todo cuando los archivadores ya tienen una gran cantidad de hojas. No supone un problema si los archivadores están encajonados en la balda del armario o estantería. Pero cuando hay pocos archivadores y sobra mucho espacio los archivadores con Rado son realmente útiles.

Gracias a estas ranuras podemos colocar los archivadores en cualquier tipo de estantería. Incluso si los mismos están llenos de hojas y la estantería casi vacía. De esta forma, evitamos la compra de las cajas para archivadores, que tienen el mismo propósito.

Cajetín para archivador de anillas
Cajetín para archivador de anillas

Elba inventó esta ranura y utilizó su nombre para identificar a sus archivadores: los famosos Elba Rado.

En la actulidad además de Elba son muchos los fabricantes que incluyen esta ranura en sus archivadores. Eso si, los modelos más baratos no suelen tenerla (y también es raro que incluyan otros elementos igual de útiles como las cantoneras metálicas de protección, el compresor de hojas o el orificio circular en el lomo que facilita su extracción).