Carpetas Mr. Wonderful

Las carpetas Mr. Wonderful así como sus archivadores y clasificadores son perfectos archivar y clasificar todo tipo de documentos, apuntes y papeles.

Aunque las carpetas Mr. Wonderful están orientadas a estudiantes, también resultan muy útiles en la oficina.

Las frases motivacionales de las carpetas Mr. Wonderful, el bajo precio de los productos, la facilidad de uso y el hecho de que no requieren mobiliario especial como ficheros metálicos (como pasa con las carpetas colgantes) son las claves de su éxito en las oficinas.

Tipos de carpetas Mr. Wonderful

Carpetas Mr. Wonderful con gomas y solapas

Los carpetas Mr. Wonderful con gomas y solapas son las más baratas dentro de la colección de productos de papelería de Mr. Wonderful.

Se trata de carpetas sencillas con un fuelle de acordeón interior que divide la clasificadora en varios departamentos. Son ideales para clasificar los apuntes de clase por asignaturas.

Estas carpetas Mr. Wonderful son más baratas que las de anillas ya que no tienen el mecanismo metálico.  En el interior de cada departamento encontraras algunas frases que te ayudarán a clasificar los trabajos:

  • Anécdotas divertidas que me han pasado
  • Cosas nuevas que me gustaría aprender
  • Divisiones «prohibido» y «obligatorio»
  • Personas que siempre quiero que estén en mi vida

Es mejor verlo en una imagen: vale más que mil palabras.

Frases de carpetas Mr. Wonderful
Frases de carpetas Mr. Wonderful

 

Carpetas Mr. Wonderful de cuatro anillas

Las carpetas clasificadoras Mr.Wonderful están hechas de grueso cartón forrado con una delgada película de polipropileno. Son de una gran calidad y están preparadas para soportar el desgaste diario.

Aunque la estética es muy juvenil nada nos impide utilizarlas en oficinas. La diferencia de estas carpetas respecto a otras más técnicas como los archivadores Elba de doble mecanismo está sobre todo en el diseño y en que sus anillas no se abren con palanca, pero el resto de sus componentes son muy similares.

Carpetas de anillas Mr. Wonderful
Carpetas de anillas Mr. Wonderful

Los clasificadores de anillas de Mr. Wonderful son ideales para organizar y clasificar todo tipo de documentos.Una solución ideal para las oficinas  que aprovecha al máximo el espacio en la estantería.

Las carpetas Mr. Wonderful no solo se han hecho famosas por sus frases sino también por la gama de colores. Son carpetas muy bonitas que utilizan una combinación de colores muy suave. Por ejemplo la carpeta Mr. Wonderful «I’m Not Good I’m brilliant» es de color rosa por fuera y combina a la perfección con el azul de su interior.

Carpetas Mr. Wonderful falsificadas e imitaciones

Las carpetas Mr. Wonderful se han hecho tan famosas que han surgido dos tipos de carpetas que se parecen a las Mr. Wonderful pero que no lo son:

  • Carpetas Mr. Wonderful falsas: es un plagio descarado de la carpeta. El diseño es igual pero no son originales. A menudo los materiales empleados (cartón, anillas, gomas elásticas) son de peor calidad pero no tiene por qué ser así.
  • Carpetas parecidas a las Mr. Wonderful:  imitan la idea pero no plagian el diseño ni la frase. Es decir, son carpetas muy bonitas, con diseños parecidos pero no idénticos. Las frases también son motivacionales o inspiradoras pero no son exactamente las mismas.

Todas estas carpetas suelen ser más baratas que las Mr. Wonderful. En el primer caso existe un delito contra la propiedad intelectual del fabricante original pero no así en el segundo. Los fabricantes simplemente aprovechan que estas carpetas se han puesto de moda para ofrecer productos parecidos. Ocurre también con cualquier otro tipo de producto.

Carpetas parecidas a las Mr. Wonderful

Hay marcas que fabrican carpetas muy similares a las Mr. Wonderful. Por ejemplo, el grupo Erik fabrica carpetas muy similares:

  • Tienen mecanismo de 4 anillas
  • Incluye una banda elástica para el cierre de la carpeta
  • Tiene compresor de hojas

Bueno, esto realmente lo tienen todas las carpetas. Pero veamos un ejemplo de uno de sus diseños:

Imitación carpetas Mr. Wonderful
Imitación de carpetas Mr. Wonderful

Está claro que es la misma idea, ¿verdad? Colores pastel muy suaves, un diseño de la portada basado en una frase motivadora en la que solo se juega con las diferentes tipografías y un patrón de lunares para lograr el efecto molón de las carpetas Mr. Wonderful.

Diferencia precio carpetas Mr. Wonderful e imitaciones

La cuestión es: ¿hay alguna diferencia de precio entre las carpetas de Mister Wonderful y las imitaciones o falsificaciones?

Claro que la hay. Si no, no se venderían. Las carpetas que imitan a las Mr. Wonderful se pueden conseguir entre un 30% y un 50% más baratas según el fabricante. En algunos casos la calidad es la misma y en otros no.

Es una situación parecida a la que se dió con los cuadernos Lamela cuadrovía. Estos cuadernos para niños mezclan un patrón cuadriculado y una doble pauta en sus hojas. Cada renglón comienza con el dibujo de una locomotora de tren.

Pues bien, el resto de fabricantes de papelería decidió imitar la pauta (sin contar con la licencia, claro está). En vez de cuadrovía se utilizaron nombres como motovía o pauta mela. La cosa acabó en juicio y lo ganó la Editorial Lamela.

Carpetas escolares Roxy
Carpetas Roxy

Sin embargo, no parece que con las carpetas Mr. Wonderful pueda ocurrir lo mismo (salvo las falsificaciones directas, claro está).

El tiempo lo dirá. Otras empresas fabrican productos que son también muy molones pero tienen su propio estilo, por ejemplo, las carpetas Roxy.

¿Dónde comprar carpetas Mr. Wonderful?

Las carpetas Mr. Wonderful se venden en papelerías, tiendas online, hipermercados, cadenas como Fnac, El Corte Inglés, etc. También puedes comprar carpetas Mr. Wonderful en Amazon.

¿Qué es un archivador de palanca?

Se llama archivador de palanca a la carpeta que incluye un mecanismo de palanca para la apertura de las anillas.

Archivador de palancaLos archivadores de palanca permiten un acceso muy rápido a la documentación: no sólo para archivar las hojas sino también para consultarlas.  Por ello, estas carpetas son utilizadas sobre todo en las oficinas.

Otras diferencias entre los archivadores de palanca y las carpeta de anillas

Mecanismo de palanca

Además del mecanismo de palanca, un archivador de palanca tiene las siguientes diferencias respecto a la carpeta:

  • Suele ser algo más grueso: el grosor estandar es de 7 cm. Las carpetas de anillas más grandes suelen ser de 5 ó 6 cm. Pero también existen archivadores estrechos.
  • Sólo tiene dos anillas: no existen mecanismos de palanca con cuatro anillas

Algunos elementos que suelen estar presentes en un archivador de palanca, aunque también en carpetas de anillas, son los siguientes:

  • Rado: evita que se abra el archivador. Dos ranuras practicadas en las tapas y reforzadas con metal atrapan a las anillas.
  • Ollao u ollado: un orificio circular en el lomo que nos permite extraer el archivador de la estantería.
  • Cantoneras de refuerzo: láminas metálicas que se embuten en las aristas inferiores para evitar que el roce con la estantería desgaste las cubiertas.
  • Compresor: el compresor de hojas oprime los folios y reduce el espacio que ocupan. Aumenta la capacidad del archivador y lo hace más estable.
  • Etiqueta o portaetiquetas: una etiqueta fija o una funda de plástico permiten rotular el contenido de la carpeta.
  • Cajetín: funda de cartón opcional en la que se inserta el archivador. Mejora la estabilidad de la carpeta manteniéndola en posición vertical.

¿Cuántas hojas se pueden guardar en un AZ?

Los archivadores AZ son la manera más común de organizar los documentos en la mayoría de oficinas. Siempre cerca de la perforadora de papel son probablemente los elementos que más fácilmente podemos encontrar en las oficinas, pero…

¿Cuántos folios caben en un AZ?

En un archivador AZ de lomo estándar de siete centímetros entran aproximadamente 500 folios de papel de ochenta gramos. Mientras que uno de lomo estrecho podrá almacenar unas 300 hojas.

Estas estimaciones son aproximadas y siempre depende de la marca y el modelo concreto del archivador. Hay algunas excepciones, ya que algunos modelos con lomo reforzado en metal como los archivadores ardos pueden llegar a almacenar más de 600 folios. Pero no es lo habitual.

Archivador AZ de lomo ancho
Un archivador AZ de lomo ancho puede almacenar unos 500 folios

No se recomienda forzar el archivador e introducir más hojas de las que puede almacenar ya que se corre el riesgo de deformar las anillas metálicas o rasgar el cartón.

Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el «archivo definitivo» de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

 

Rado: ¿Qué es y para qué sirve la ranura Rado?

Cuando hablamos de un archivador de anillas con Rado ¿qué es el rado? o, mejor dicho, la ranura rado. ¿En qué consiste este sistema y para qué sirve?

Esta ranura, inventada y patentada por Elba, sirve para que el archivador se mantenga cerrado cuando no se utiliza. A continuación podéis ver una imagen de la misma:

Ranura rado en un archivador Elba
Ranura Rado en archivador Elba

La idea es muy sencilla: en la cubierta del archivador están incrustadas estas ranuras. Cuando cerramos el archivador, la ranura abraza a la anilla y la mantiene atrapada gracias a un pequeño saliente. Así de simple.

Detalle de la ranura Rado
Detalle de la ranura

¿Para que sirve la ranura Rado?

Lo que se consigue con este sistema es que el archivador se mantenga cerrado en la estantería. Sin esta ranura, las tapas del archivador se abren y la carpeta no se mantiene estable en el estante.

Ocurre sobre todo cuando los archivadores ya tienen una gran cantidad de hojas. No supone un problema si los archivadores están encajonados en la balda del armario o estantería. Pero cuando hay pocos archivadores y sobra mucho espacio los archivadores con Rado son realmente útiles.

Gracias a estas ranuras podemos colocar los archivadores en cualquier tipo de estantería. Incluso si los mismos están llenos de hojas y la estantería casi vacía. De esta forma, evitamos la compra de las cajas para archivadores, que tienen el mismo propósito.

Cajetín para archivador de anillas
Cajetín para archivador de anillas

Elba inventó esta ranura y utilizó su nombre para identificar a sus archivadores: los famosos Elba Rado.

En la actulidad además de Elba son muchos los fabricantes que incluyen esta ranura en sus archivadores. Eso si, los modelos más baratos no suelen tenerla (y también es raro que incluyan otros elementos igual de útiles como las cantoneras metálicas de protección, el compresor de hojas o el orificio circular en el lomo que facilita su extracción).