¿Sobres o bolsas? No dudarás nunca más

Supongamos que estás en la oficina y tienes que enviar algunos documentos por correo. Pero, vaya, no tienes sobres. No pasa nada -piensas- hago un pedido por Internet, me llegarán en 24 horas. Pero cuando vas a buscar te surge otra vez la misma duda ¿son sobres o bolsas?

Si ya conoces la diferencia que existe entre el sobre y la bolsa puedes dejar de leer. Este artículo sólo es para aquellas personas que no entienden porque diablos algunos de los sobres son en realidad, bolsas.

¿Sobres o bolsas? El sobre
¿Sobres o bolsas? Este es un sobre americano con ventana a la derecha

¿Sobres o bolsas? ¿Por qué a algunos sobres se los llama bolsas?

Explicación breve: el sobre se abre por el lado largo y la bolsa por el lado corto. Genial, pero ¿por qué? El motivo está en las normas industriales que regulan los tamaños y los formatos de los sobres. Los fabricantes tienen que fabricar sus productos de acuerdo a ellas y observar las directrices sobre las medidas y su nomenclatura.

¿Sobres o bolsas? La bolsa postal
¿Sobres o bolsas? La bolsa postal

En España la norma que se utilizaba era la UNE 1015:1964 que fue sustituida posteriormente por la UNE 1015:1985 denominada “Formatos de sobres y bolsas postales“. Ella es la culpable de que no te entiendan en algunas papelerías cuando pides sobres de apertura lateral. No existe fabricante alguno que fabrique tal cosa, lo que tu estas buscando es simplemente una bolsa.

Los tres nombres definidos en la Norma UNE 1015:1985

Esta norma recoge tres tipos de “envolturas planas rectangulares obtenidas a partir de hojas de papel plegadas“. Tenemos el sobre, que se abre por su lado más grande. La bolsa, que se abre por el lado más corto. Y también está la carterilla: un contenedor especial de documentos que puede tener más de un departamento.

Los tipos de sobres
Los tipos de sobres. Fuente: TOMPLA

Ahora ya lo sabes. La misteriosa diferencia entre el nombre de ambos tan sólo era cosa del documento de estandarización.

Mas diferencias entre los sobres y las bolsas: una última observación.

Ademas en la norma indicada se establecen algunas diferencias adicionales entre unos y otros. Por ejemplo la forma en la que están montadas y encoladas las diferentes solapas y pliegues. En ella se definen, entre otras cosas, formas de solapa especiales para las máquinas ensobradoras como la trapezoidal o la circular diseñadas especialmente para evitar los atascos en estas máquinas.

En general los sobres tienen un formato más bien apaisado mientras que las bolsas suelen ser verticales. Por ello muchas personas llaman sobres de apertura lateral a las bolsas. La mayoría de las papelerías y comercios de materiales de oficina te van a entender. Al fin y al acabo el usuario no tiene porqué estar familiarizado con la norma UNE y la diferencia entre los dos es demasiado sutil como para que cale en el lenguaje cotidiano.

Gramaje del papel: el peso de los folios

¿Qué es el gramaje o peso del papel?

Gramaje del papel
Gramaje del papel

El gramaje es una cualidad del papel que nos indica el peso del mismo por unidad de área. La unidad de medida empleada para el gramaje por las papeleras en España es el gramo por metro cuadrado: g/m². Por ejemplo, en un papel de fotocopiadora, el habitual gramaje de 80 g/m² nos dice que ese papel pesa ochenta gramos por cada metro cuadrado.

¡Pero un folio no mide un metro cuadrado!

No, desde luego que no. Sin embargo, lo que si mide un metro cuadrado es el DIN A0. Este formato mide exactamente 841×1189 mm. Si hallamos su área comprobaremos que en efecto su superficie es de un metro cuadrado. ¿Qué casualidad no?

Pues no, no lo es en absoluto. El Din A0 es el formato de papel del cual parten todos los demás a partir de divisiones consecutivas del formato madre. Es decir, de un A0 se obtienen dos a-unos, de un A1 se obtienen dos a-doses, de un A2 dos a-treses y así sucesivamente hasta llegar al más pequeño de todos: el Din A10.

¿Pero qué tiene que ver esto con el gramaje del papel?

Bastante en realidad. Porque hemos dicho que el gramaje se mide en gramos por metro cuadrado. Y ahora hemos descubierto que el Din A0 mide exactamente un metro cuadrado. O dicho de otra forma: el gramaje de un papel es el peso en gramos de un Din A0 de ese papel.

Hemos dicho que los formatos más pequeños los vamos a obtener del gigantesco Din A0. Y como el peso del papel es tan importante para definir la calidad de un papel lo mejor es expresarlo en la medida que va a tener el formato madre. Esto simplifica mucho los controles de calidad en la industria papelera. Ya que no es necesario hacer cálculos, simplemente medir el A0 y comprobar si esta dentro del gramaje deseado o no.

¿Qué relación tiene el peso del papel con la calidad del mismo?

El gramaje no lo dice todo sobre la calidad del papel. Pero dice mucho. Por ejemplo un ochenta gramos va a ser peor papel que un noventa gramos casi seguro. Influyen otros factores como el grado de blancura y la textura superficial, pero el gramaje es posiblemente la cualidad del papel que más influye en calidad final del mismo.

Gramaje de un papel Navigator
Gramaje de un papel Navigator

Todos los fabricantes expresan el gramaje en sus paquetes de papel. En la imagen superior tenemos como ejemplo un paquete de papel Din A3 Navigator: su peso es de 80 g/m². ¿Cómo? ¡Pero si ahí no pone eso!.

Es verdad, lo que pone es 80 g·m⁻². Navigator expresa sus gramajes de esta manera: gramos por metros elevado a la menos dos. Y metros a la potencia negativa de dos es equivalente a 1/m², de forma que la unidad de medida es 80 g · 1/m². Es decir los 80 g/m². ¿Por qué hace esto Navigator? Sólo ellos lo saben. Tal vez sólo es una técnica de marketing para distinguirse del resto de marcas.

Conclusión

El gramaje es una medida que nos dice cuánto pesa el papel por unidad de superficie. Esta cualidad tiene una relación directa con la calidad del papel y es el indicador más empleado por los fabricantes para diferenciar sus diferentes tipos de papel.

 

Medidas Din A5 ¿Cuánto mide un Din A5?

¿Cuánto mide un Din A5?

El Din A5 es un formato de papel que se obtiene dividiendo por la mitad (a lo largo) un Din A4. El Din A4 tiene unas dimensiones en milímetros de 210×297 (ancho x alto). Por lo tanto las medidas del A5 son de 148 x 210 mm.

Medidas del A5
Medidas del A5

Es muy importante señalar que en todos los formatos Din la primera medida que se indica es siempre la anchura del documento (consecuentemente la segunda es la altura). Por anchura nos referimos a la medida más corta de las dos. O dicho de otra manera todos los formatos Din se miden en con la hoja situada en vertical.

¿Es lo mismo un Din A5 que una cuartilla?

Rotundamente no. Existe mucha confusión al respecto debido a la creencia errónea de algunas personas de que un folio equivale a un Din A4. La cuartilla es medio folio, no medio A4. El folio tiene unas dimensiones de 215 x 315 mm. Por lo tanto la cuartilla mide 157 x 215 mm. Sus dimensiones son superiores a las medidas del A5.

Otra confusión que existe en algunos lugares, y esto nos da paso a la siguiente cuestión, es la creencia de que una cuartilla es la cuarta parte del folio.

Pero entonces, si la cuartilla se obtiene dividiendo por la mitad el folio ¿por qué se llama cuartilla?

El motivo es que la referencia en este caso es el pliego. Una cuartilla es la cuarta parte de un pliego. Ahora sabemos esto. Sabíamos también que era la mitad del folio. Eso sólo puede significar que un pliego mide dos folios. En efecto: si una cuartilla mide medio folio, y también un cuarto de pliego, podemos afirmar que medio folio equivale a un cuarto de pliego. Si multiplicamos ambas medidas por dos comprobamos que un folio equivale a medio pliego.

¿Cómo recordar las medidas del A5?

No hace falta recordarlas. Tan sólo hay que recordar que es medio A4 (a lo largo) y recordar, claro, las medidas del A4. Pero eso es debería resultarnos mucho más facil: es el papel que más se utiliza en todo el mundo. Aquí teneís una tabla con la medida de ambos.

Medidas A4 Medidas A5
210×297 mm 148×210 mm

Como lo vamos a dividir a lo largo la ancho se mantiene intacta (los 210 mm) y la longitud se divide por la mitad (los 297 mm). Eso nos da 148.5 mm. Redondeamos hacia abajo y ya tenemos los 148×210 mm (las medidas del A5).

Una última observación sobre las medidas del Din A5 y la cuartilla

Fue la adopción de la norma ISO 216 la responsable de que la cuartilla dejara de utilizarse y se reemplazara por el Din A5. Sin embargo, como las medidas tampoco eran tan exageradamente distintas la mayoría de las personas siguió llamando Cuartilla al nuevo Din A5.

Por ello es frecuente utilizar “cuartilla” como sinónimo de A5, esto lo hacen incluso algunas empresas papeleras. Si tenemos dudas y la diferencia es importante para nosotros, lo mejor es asegurarse y preguntar las dimensiones concretas en milímetros.

Apli comprará a MiquelRius tras el concurso de acreedores

Tras el acuerdo alcanzado entre las dos empresas, Apli Paper, el famoso fabricante español de material de oficina -especialmente etiquetas- adquirirá a la empresa MiquelRius especializada en los cuadernos y libros de contabilidad.

La integración será muy sencilla para Apli Paper ya que ambas empresas están situadas en la misma región y comparten muchos de sus clientes. Apli se ha comprometido a conservar la marca Miquel Rius y a toda su plantilla: unos 50 trabajadores.

La facturación de Miquel Rius ascendía a unos 10 millones de euros mientras que la de Apli Paper perteneciente al grupo Caposa era de unos 40. Se espera que juntos tengan una facturación anual 50 millones de euros.

Papel pijama: ¿recuerdas el papel pijama?

El papel pijama era un tipo especial de papel continuo especialmente diseñado para facilitar la lectura y el seguimiento de las diferentes líneas cuando se imprimían tablas o listados muy largos.

Papel pijama de color blanco y verde
Papel pijama de color blanco y verde

El patron de líneas que formaba el papel pijama siempre incluía el color blanco de fondo y las lineas alternativas podían ser de color verde, gris o azul claro.

Recordando el papel pijama

Con la llegada de las impresoras láser y los sistemas de gestión documental las impresoras de papel continuo dejaron de utilizarse y este papel dejó de verse en las oficinas (en su día era muy común encontrarlo en casi cualquier oficina).

Sin embargo la idea de alternar líneas en dos colores diferentes para una mejor visualización del documento todavía perdura. Incluso es común encontrar hojas de cálculo en las que se alterna el color de las líneas.

Otros nombres por los que es conocido el papel pijama

Aunque apenas se vende ya, este papel aún se fabrica y se conoce industrialmente como papel continuo pautado. Algunos lo llaman papel cebra (sobre todo en inglés).

 

Marcadores Edding especiales: marcan casi todo!

¿Quién no conoce los marcadores y rotuladores edding? De hecho, posiblemente edding es la marca de rotuladores más vendida y conocida en España. Desde los legendarios rotuladores 1200 hasta los modelos de tinta permanente con punta gruesa o fina lo cierto es que el catálogo de productos que ofrece edding es muy amplio. Y a esto se debe en parte su éxito. Pues bien, existen nuevos marcadores edding especiales, algunos de ellos para aplicaciones extrañísimas. Como el rotulador aeroespacial, el marcador de piel humana o el modelo especial para salas limpias. Te mostramos algunos de ellos.

Marcadores edding especiales: el rotulador aeroespacial

Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial
Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial

Vamos a comenzar con el edding 8404 un marcador aeroespacial. Un modelo que ha sido especialmente diseñado para ocasionar la mínima corrosión posible en los materiales sobre los que se emplea. Este marcador sólo está disponible en negro, es de tinta permanente y está aprobado por la agencia aeroespacial británica Airbus. Su tinta resiste los rayos solares, la acción del agua y el roce.

El 8014: un marcador para el laboratorio resistente al roce, a la luz y a las temperaturas elevadas

Marcador edding para laboratorio
Marcador edding para laboratorio

Continuamos con el edding 8014 un marcador especial para laboratorios. ¿Qué tiene de especial este modelo? Varias cosas. Primero su punta está especialmente diseñada para rotular sobre superficies transparentes y lisas, por ejemplo, los tubos de ensayo. Su tinta es de secado ultra rápido y de alta permanencia. Ademas es muy resistente al roce y a las temperaturas elevadas (y esto está comprobado y certificado por la agencia TÜV Saarland).

El edding 8020 es un marcador apto para la piel humana

Sin duda alguna has visto un montón de veces como se marca la piel cuando se va a realizar una intervención de cirugía estética. Pues bien, estos son los marcadores que se usan. Los modelos como el edding 8020 están especialmente diseñados para el marcado de la piel.

Marcador para piel humana
Marcador para piel humana

Su punta es redonda de un milímetro de grosor y su tinta resistente al agua. Se fabrica en dos colores, rojo y azul. Sin duda el más utilizado por los cirujanos.

Otros marcadores edding especiales

Otros modelos que existen son el 950, un marcador de pasta. Especial para marcar sobre superficies muy sucias o rugosas. En su interior hay un cilindro de cera pigmentada que marca sobre cualquier superficie ¡incluso si está grasienta!

Los modelos 8010 y 8011 sirven para radiografías de rayos X y para salas limpias respectivamente. El 8407 es un marcador para cables mientras que el modelo 8300 te permite marcar superficies manchadas de polvo. Algo que muy pocos marcadores pueden hacer.

Otro marcador muy interesante es el NLS High Tech con el número 8030. Un rotulador muy especial empleado en entornos nucleares, aeronáuticos y marinos. Con tinta de baja corrosión, aprobado para la aviación y con un bajo nivel de halogenuros.

Marcador edding ultravioleta
Marcador edding ultravioleta

Por último tenemos el 8280 un marcador de seguridad cuya tinta sólo es visible bajo luz ultravioleta. Ideal para realizar marcas en objetos susceptibles de robo.

Si quieres ver los modelos que existen puedes los tienes todos en la web de edding.

Máquinas de oficina: ¿cuáles son imprescindibles?

En primer lugar: ¿qué son las máquinas de oficina?

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Destructora de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

En la Wikipedia se considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Bajo esta definición podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Pero lo cierto es que es raro que consideremos a un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las oficinas y papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras y las grapadoras.

¿Cuáles resultan imprescindibles?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas. Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello estas herramientas son, claramente, imprescindibles.

Otras máquinas que sin duda también son imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel: ¿qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas?

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Por otro lado, debemos tener presente que las máquinas de oficina en el transcurso de los últimos años han evolucionado de forma notable. Muchas de ellas se han abaratado mucho y ahora ya es posible disponer de una plastificadora o una encuadernadora incluso en la oficina más pequeña o en el hogar. Tal vez no sean imprescindibles pero ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo evitándonos tener que ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Los sistemas de gestión documental

Antes hemos dicho que los ordenadores o impresoras no nos parecían ser considerados máquinas de oficina, ahora haremos una excepción. Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello se utilizan escáneres de gestión documental. Estos modelos tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina. Además del importante ahorro de espacio también se evita la pérdida de la documentación.

Nueva oficina, nuevas máquinas

La oficina tradicional ya no existe. Ha cambiado por completo. Algunas máquinas de oficina antiguas son echadas en falta por los nostálgicos. Ya no se escucha en las oficinas el característico ruido de las máquinas de escribir. En cambio ahora escuchamos el ruido de las destructoras de documentos. O tal vez no: ya que algunas de ellas son muy silenciosas.

La oficina se ha modernizado. Los periféricos también han evolucionado y ahora son más fáciles y cómodos de usar ya que se pueden controlar sin moverse del asiento.

El número de las impresoras de una oficina también ha disminuido. Los modelos actuales son capaces de realizar su trabajo 10 veces más rápido que los antiguos. La tecnología ha evolucionado tanto que incluso ha sacado al oficinista de la oficina pudiendo realizar el mismo trabajo en cualquier lugar simplemente con una conexión a Internet.

Uni-Extra: material de papelería UniExtra

Uni-Extra es una marca de materiales de papelería utilizada por Unipapel en sus cuadernos y blocs de notas.

Blocs de notas Uni-Extra
Blocs de notas Uni-Extra

El origen de la marca Uni-Extra

Aunque ahora tiene muchas dificultades económicas y podría llegar a desaparecer, Unipapel ha sido posiblemente el mayor fabricante de productos de papelería Español de las últimas decadas. Además de ser famoso por fabricar los sobres electorales también realizaba una gran variedad de cuadernos, archivadores o carpetas.

Para cada una de sus familias de productos Unipapel ha empleado tradicionalmente una marca propia. Por ejemplo la famosa marca UniSystem es la elegida para sus archivadores y carpetas de anillas, asi mismo UniOffice se emplea para las notas adhesivas o los líquidos correctores. Pues bien, para los cuadernos y blocs de notas la marca seleccionada es “Uni-Extra“.

Los cuadernos y blocs Uni-Extra

Bajo esta marca podemos encontrar principalmente dos tipos de productos. Los cuadernos de espiral y los blocs de notas encolados por el lomo.

La mayoría de cuadernos de espiral comercializados bajo esta marca son los de tapa dura, con hojas de papel taladradas y microperforadas para arrancarlas fácilmente y traspasarlas a las carpetas de anillas. La marca líder de este tipo de cuadernos es Oxford y Unipapel decidió sacar la marca Uni-Extra para ofrecer una alternativa de marca blanca más económica de este producto.

Cuadernos Uni-Extra
Cuadernos de espiral UniExtra fabricados por Unipapel

En cuanto a los blocs de notas de UniExtra encontramos dos posibilidades: hojas de papel blanco o amarillas. En ambos casos la disposición de estos blocs es vertical y las hojas se pasan de abajo hacia arriba. Es la diferencia que tienen, además de estar encolados en vez de cosidos con espiral, con respecto a los cuadernos. (En los cuadernos las hojas se pasan de derecha a izquierda).

Los colores que Unipapel utiliza para el diseño de sus productos UniExtra son sobre todo el rojo y el negro. Con la excepción del color gris y amarillo que emplea para el bloc de notas de hojas amarillas, posiblemente uno de los productos de esta marca más vendidos y apreciados.

Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el “archivo definitivo” de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

 

Celos de oficina: ¿qué tipos de celos existen?

Sin duda alguna el celo es uno de los artículos de papelería más utilizado en las empresas. En este artículo analizamos los diferentes celos de oficina que existen.

Lo primero de todo. ¿Por qué se llama celo?

Celo viene de la palabra celofán. El celofán es un material transparente, muy resistente a la tracción, fabricado a partir de componentes vegetales. Si a una bobina de celofán le añadimos un adhesivo en su parte posterior, la enrollamos sobre sí misma y la cortamos en piezas más pequeñas habremos conseguido un rollo de celofán adhesivo o abreviado celo.

El celo es útil para muchísimas cosas: para cerrar cajas pequeñas, envolver regalos, fijar documentos en superficies de vidrio, adjuntar documentación, etc.

¿Qué tipos de celos de oficina existen?

El más utilizado de los celos de oficina
Celo amarillento. El más utilizado de los celos de oficina.

Celo estándar transparente

El más utilizado es el celo transparente con tonalidad ligeramente amarillenta. Cuando se utiliza para pegar materiales de colores apenas se aprecia el color amarillo. Es al pegarlo sobre papel blanco y sobre todo con el paso del tiempo que aparece su color. Obviamente también se aprecia la tonalidad en el rollo. Ya que, al igual que muchos otros materiales -como el vidrio-, sólo se aprecia su color cuando se superponen muchas capas de material ya que los pequeños pigmentos de color se combinan entre sí.

Dos de las marcas más conocidas de celo son Tesa y Scotch.

Celo de alta transparencia

Celo de alta transparencia
Celo de alta transparencia

El celo de alta transparencia es muy similar al convencional en sus prestaciones pero sin el tono amarillento.

Es un celo un poco más caro que el amarillo. La resistencia es muy similar. Es ideal para envolver regalos si el papel que se va a utilizar es blanco o tiene tonos muy claros.

Sin embargo, este celo aún se nota mucho en las fotocopias y cuando se escanean los documentos. Por este motivo existe un celo de oficina aún mejor: el celo mágico.

 

 

Celo mágico

Este celo tiene un tono blanquecino. Pero la diferencia principal con el resto de celos de oficina es que su acabado no es brillante sino mate. Gracias a eso es prácticamente invisible cuando se pega sobre el papel. Y además se puede escribir encima.

Celo invisible Scotch Magic
Celo invisible Scotch Magic

El celo mágico también se conoce como celo invisible. La primera empresa que fabricó el celo mágico fue 3M con su famoso Scotch Magic. Con el tiempo muchas marcas han ido sacando versiones equivalentes de la cinta mágica y hoy se puede encontrar este celo en varias marcas blancas.

Este celo se utiliza mucho para hacer composiciones con diferentes partes de documentos: una especie de Frankenstein. Generalmente recortando tiras de un documento y pegándolas sobre otro. También se pueden añadir anotaciones hechas a mano o con máquina de escribir. Cuando el documento está listo se puede escanear y fotocopiar sin que se noten los empalmes.

Gracias a su adhesivo reposicionable este celo se elimina con facilidad evitando dañar el documento original.

Celos de colores

Estas cintas adhesivas son similares al celo estándar pero en diferentes colores. Se utilizan mucho más en supermercados que en oficinas ya que son las que utilizan los selladores de bolsas de fruta, legumbres o frutos secos.

Celo para sellar bolsas
Celo para sellar bolsas

Pero también se pueden utilizar para añadir un toque de color en los envoltorios de regalos o para precintar pequeñas cajas de cartón. Los colores más habituales son el azul, rojo, amarillo y verde.