Papel pijama: ¿recuerdas el papel pijama?

El papel pijama era un tipo especial de papel continuo especialmente diseñado para facilitar la lectura y el seguimiento de las diferentes líneas cuando se imprimían tablas o listados muy largos.

Papel pijama de color blanco y verde
Papel pijama de color blanco y verde

El patron de líneas que formaba el papel pijama siempre incluía el color blanco de fondo y las lineas alternativas podían ser de color verde, gris o azul claro.

Recordando el papel pijama

Con la llegada de las impresoras láser y los sistemas de gestión documental las impresoras de papel continuo dejaron de utilizarse y este papel dejó de verse en las oficinas (en su día era muy común encontrarlo en casi cualquier oficina).

Sin embargo la idea de alternar líneas en dos colores diferentes para una mejor visualización del documento todavía perdura. Incluso es común encontrar hojas de cálculo en las que se alterna el color de las líneas.

Otros nombres por los que es conocido el papel pijama

Aunque apenas se vende ya, este papel aún se fabrica y se conoce industrialmente como papel continuo pautado. Algunos lo llaman papel cebra (sobre todo en inglés).

 

Marcadores Edding especiales

La nueva serie de rotuladores edding especiales son aptos para marcar y dibujar en casi cualquier tipo de superficie. Edding es una de las marcas de rotuladores más vendidas en Europa.

Marcadores edding 8404 aeroespaciales

Vamos a comenzar con el edding 8404 un marcador aeroespacial. Un modelo que ha sido especialmente diseñado para ocasionar la mínima corrosión posible en los materiales sobre los que se emplea. Este marcador sólo está disponible en negro, es de tinta permanente y está aprobado por la agencia aeroespacial británica Airbus. Su tinta resiste los rayos solares, la acción del agua y el roce.

Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial
Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial

Marcadores para laboratorio Edding 8014

Continuamos con el edding 8014 un marcador especial para laboratorios. ¿Qué tiene de especial este modelo? Varias cosas. Primero su punta está especialmente diseñada para rotular sobre superficies transparentes y lisas, por ejemplo, los tubos de ensayo.

La tinta del Edding 8014 es de secado ultra rápido y de alta permanencia. Ademas es muy resistente al roce y a las temperaturas elevadas (y esto está comprobado y certificado por la agencia TÜV Saarland).

Marcador edding para laboratorio
Marcador edding para laboratorio

Marcadores edding 8020 para la piel humana

Los marcadores para piel humana se utilizan para marcar la piel cuando se va a realizar una intervención de cirugía estética. Los rotuladores edding 8020 para cirujanos están especialmente diseñados para el marcado de la piel.

Su punta es redonda de un milímetro de grosor y su tinta resistente al agua. Se fabrica en dos colores, rojo y azul. Sin duda el más utilizado por los cirujanos.

Marcador para piel humana
Marcador para piel humana

Otros marcadores edding especiales

Otros modelos que existen son el 950, un marcador de pasta. Especial para marcar sobre superficies muy sucias o rugosas. En su interior hay un cilindro de cera pigmentada que marca sobre cualquier superficie ¡incluso si está grasienta!

Los modelos 8010 y 8011 sirven para radiografías de rayos X y para salas limpias respectivamente. El 8407 es un marcador para cables mientras que el modelo 8300 te permite marcar superficies manchadas de polvo. Algo que muy pocos marcadores pueden hacer.

Otro marcador muy interesante es el NLS High Tech con el número 8030. Un rotulador muy especial empleado en entornos nucleares, aeronáuticos y marinos. Con tinta de baja corrosión, aprobado para la aviación y con un bajo nivel de halogenuros.

Marcador edding ultravioleta
Marcador edding ultravioleta

Por último tenemos el 8280 un marcador de seguridad cuya tinta sólo es visible bajo luz ultravioleta. Ideal para realizar marcas en objetos susceptibles de robo.

Si quieres ver los modelos que existen puedes los tienes todos en la web de edding. Desde los legendarios rotuladores 1200 hasta los modelos de tinta permanente con punta gruesa o fina. El catálogo de productos que ofrece edding es muy amplio. Los nuevos marcadores edding especiales, algunos de ellos para aplicaciones extrañísimas.

Las máquinas de oficina más utilizadas

¿Cuáles son las máquinas de oficina más utilizadas por empresas y particulares?

Sin duda, una de las máquinas que está presente en casi todas las oficinas es la destructora de papel. Con la aplicación de las nuevas leyes de protección de datos, su uso dejo de ser voluntario y paso a ser obligatorio. Pero existen muchos otros tipos de máquinas de oficina.

¿Qué son las máquinas de oficina?

La Wikipedia considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Máquinas destructoras de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

Bajo esta definición, tambien podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Lo cierto es que no se suele considerar un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las tiendas de material de oficina y las papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras de cuadernos y las grapadoras.

¿Qué máquinas de oficina son las más utilizadas?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Estas son las máquinas de oficina más utilizadas:

Destructoras de papel

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas.

Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello, las destructoras de papel se encuentran entre las máquinas de oficina más vendidas.

Grapadoras y perforadoras de papel

Otras máquinas de oficina imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel. ¿Qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas? Casi todas lo hacen y eso implica el uso de perforadoras.

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Plastificadoras, encuadernadoras y cortadoras

Por otro lado, debemos tener presente que en el transcurso de los últimos años las máquinas de oficina han evolucionado de forma notable.

Muchas de estas máquinas de oficina se han abaratado bastante. Ahora ya resulta posible disponer de una plastificadora, de una encuadernadora o de una cortadora de papel, incluso en la más pequeña de las oficina o en el hogar.

Son máquinas de oficina que nos ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo, librándonos de ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Escáneres departamentales

Antes hemos señalado que los ordenadores o impresoras no se suelen considerar máquinas de oficina, pero hay alguna excepción.

Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello, se utilizan escáneres de gestión documental.

Estos escáneres tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina.

Además del importante ahorro de espacio, con un escaner departamental también se evita la pérdida de la documentación.

Uni-Extra

Uni-Extra es una marca de materiales de papelería utilizada por Unipapel en sus cuadernos y blocs de notas.

Blocs de notas Uni-Extra
Blocs de notas Uni-Extra

El origen de la marca Uni-Extra

Para cada una de sus familias de productos Unipapel ha empleado tradicionalmente una marca propia. Por ejemplo la famosa marca UniSystem es la elegida para sus archivadores y carpetas de anillas, asi mismo UniOffice se emplea para las notas adhesivas o los líquidos correctores. Pues bien, para los cuadernos y blocs de notas la marca seleccionada es “Uni-Extra“.

Los cuadernos y blocs Uni-Extra

Bajo esta marca podemos encontrar principalmente dos tipos de productos. Los cuadernos de espiral y los blocs de notas encolados por el lomo.

La mayoría de cuadernos de espiral comercializados bajo esta marca son los de tapa dura, con hojas de papel taladradas y microperforadas para arrancarlas fácilmente y traspasarlas a las carpetas de anillas. La marca líder de este tipo de cuadernos es Oxford y Unipapel decidió sacar la marca Uni-Extra para ofrecer una alternativa de marca blanca más económica de este producto.

Cuadernos Uni-Extra
Cuadernos de espiral UniExtra fabricados por Unipapel

En cuanto a los blocs de notas de UniExtra encontramos dos posibilidades: hojas de papel blanco o amarillas. En ambos casos la disposición de estos blocs es vertical y las hojas se pasan de abajo hacia arriba. Es la diferencia que tienen, además de estar encolados en vez de cosidos con espiral, con respecto a los cuadernos. (En los cuadernos las hojas se pasan de derecha a izquierda).

Los colores que Unipapel utiliza para el diseño de sus productos UniExtra son sobre todo el rojo y el negro. Con la excepción del color gris y amarillo que emplea para el bloc de notas de hojas amarillas, posiblemente uno de los productos de esta marca más vendidos y apreciados.

Clasificadores de documentos

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa. Existen varios tipos de clasificadores de documentos y archivos.

Ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

Los archivadores y carpetas de anillas

Son muchas las oficinas que optan por comprar estos clasificadores de documentos. Ambos, archivadores y carpetas, tienen anillas, pero solo el archivador tiene la palanca que permite su apertura rápida. Por este motivo, también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca o archivadores A-Z.

Existen muchas marcas de archivadores y carpetas. Los archivadores Dohe, los Elba y los Esselte son algunos de los más vendidos para la organización de los documentos. Los archivadores con rado incluyen un sistema que evita la apertura accidental de la carpeta.

El uso de archivadores implica la necesidad de una perforadora de papel o el uso de papel perforado Navigator Organizer.

Perforación de los documentos

El archivador de anillas nos obliga a comprar una perforadora de papel y a perforar un documento cada vez que tengamos que archivarlo. Si no se planifica bien esta tarea, puede suponer una importante pérdida de tiempo. Por ello, las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y solo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles.

A la hora de comprar clasificadores de anillas, escogeremos siempre el archivador de dos anillas: es más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. También es más fácil y rápida su inserción.

Los mecanismos de cuatro anillas se suelen utilizar en carpetas escolares ya que las hojas se hojean más a menudo y las cuatro anillas distribuyen mejor la fuerza y evitan la rotura del papel por la zona de las anillas.

Una alternativa al utilizar archivadores de anillas si no queremos perforar los documentos es meterlos en fundas de plástico, el inconveniente es que se pierde aún más tiempo y resulta más difícil el acceso si metemos varios folios por funda.

Organización interna de los archivadores

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador.

El uso de un juego de separadores no está limitado a un único archivador. Es decir, podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

Clasificadores de documentos para archivo definitivo

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el «archivo definitivo» de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Clasificadores de documentos suspendidos (carpetas colgantes)

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Archivadores metálicos para carpetas colgantes

Los clasificadores de documentos metálicos son una de las alternativas más eficientes para archivar las carpetas colgantes. Estos robustos muebles permiten un fácil acceso a los documentos y mantienen los archivos en orden.

Existen archivadores metálicos de varios tamaños con uno, dos, tres o cuatro cajones y con sistema antivuelco en los modelos de mejor calidad.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia de estos clasificadores de documentos es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante solo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con el archivador el proceso es más lento y laborioso.

Para el archivo definitivo ocurre lo contrario: las carpetas colgantes son más lentas de procesar. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Cajas y carpetas de proyectos

Otra solución efectiva para el almacenamiento de la información es la caja o carpeta de proyectos. Una caja de proyectos está fabricada a partir de una única pieza de cartón o cartulina que se pliega sucesivamente. El cierre de la carpeta puede hacerse de varias maneras:

  • Mediante banda elástica
  • Mediante broche

Carpetas de proyectos

La carpeta de proyectos es una solución muy utilizada para presentar trabajos de ingeniería, proyectos arquitectónicos, tesis universitarias, etc. En el lomo de las cajas encontramos una etiqueta para la identificación del proyecto. En su interior las solapas o los laterales evitan que las hojas se pierdan.

Conclusión

Existen diferentes clasificadores de documentos para organizar los documentos en las oficinas: carpetas de anillas, archivadores de palanca, carpetas colgantes, cajoneras, casilleros, etc.

Clasificadores de documentos

Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.

Celos de oficina: ¿qué tipos de celos existen?

Sin duda alguna el celo es uno de los artículos de papelería más utilizado en las empresas. En este artículo analizamos los diferentes celos de oficina que existen.

Lo primero de todo. ¿Por qué se llama celo?

Celo viene de la palabra celofán. El celofán es un material transparente, muy resistente a la tracción, fabricado a partir de componentes vegetales. Si a una bobina de celofán le añadimos un adhesivo en su parte posterior, la enrollamos sobre sí misma y la cortamos en piezas más pequeñas habremos conseguido un rollo de celofán adhesivo o abreviado celo.

El celo es útil para muchísimas cosas: para cerrar cajas pequeñas, envolver regalos, fijar documentos en superficies de vidrio, adjuntar documentación, etc.

¿Qué tipos de celos de oficina existen?

El más utilizado de los celos de oficina
Celo amarillento. El más utilizado de los celos de oficina.

Celo estándar transparente

El más utilizado es el celo transparente con tonalidad ligeramente amarillenta. Cuando se utiliza para pegar materiales de colores apenas se aprecia el color amarillo. Es al pegarlo sobre papel blanco y sobre todo con el paso del tiempo que aparece su color. Obviamente también se aprecia la tonalidad en el rollo. Ya que, al igual que muchos otros materiales -como el vidrio-, sólo se aprecia su color cuando se superponen muchas capas de material ya que los pequeños pigmentos de color se combinan entre sí.

Dos de las marcas más conocidas de celo son Tesa y Scotch.

Celo de alta transparencia

Celo de alta transparencia
Celo de alta transparencia

El celo de alta transparencia es muy similar al convencional en sus prestaciones pero sin el tono amarillento.

Es un celo un poco más caro que el amarillo. La resistencia es muy similar. Es ideal para envolver regalos si el papel que se va a utilizar es blanco o tiene tonos muy claros.

Sin embargo, este celo aún se nota mucho en las fotocopias y cuando se escanean los documentos. Por este motivo existe un celo de oficina aún mejor: el celo mágico.

 

 

Celo mágico

Este celo tiene un tono blanquecino. Pero la diferencia principal con el resto de celos de oficina es que su acabado no es brillante sino mate. Gracias a eso es prácticamente invisible cuando se pega sobre el papel. Y además se puede escribir encima.

Celo invisible Scotch Magic
Celo invisible Scotch Magic

El celo mágico también se conoce como celo invisible. La primera empresa que fabricó el celo mágico fue 3M con su famoso Scotch Magic. Con el tiempo muchas marcas han ido sacando versiones equivalentes de la cinta mágica y hoy se puede encontrar este celo en varias marcas blancas.

Este celo se utiliza mucho para hacer composiciones con diferentes partes de documentos: una especie de Frankenstein. Generalmente recortando tiras de un documento y pegándolas sobre otro. También se pueden añadir anotaciones hechas a mano o con máquina de escribir. Cuando el documento está listo se puede escanear y fotocopiar sin que se noten los empalmes.

Gracias a su adhesivo reposicionable este celo se elimina con facilidad evitando dañar el documento original.

Celos de colores

Estas cintas adhesivas son similares al celo estándar pero en diferentes colores. Se utilizan mucho más en supermercados que en oficinas ya que son las que utilizan los selladores de bolsas de fruta, legumbres o frutos secos.

Celo para sellar bolsas
Celo para sellar bolsas

Pero también se pueden utilizar para añadir un toque de color en los envoltorios de regalos o para precintar pequeñas cajas de cartón. Los colores más habituales son el azul, rojo, amarillo y verde.