Apli comprará a MiquelRius tras el concurso de acreedores

Tras el acuerdo alcanzado entre las dos empresas, Apli Paper, el famoso fabricante español de material de oficina -especialmente etiquetas- adquirirá a la empresa MiquelRius especializada en los cuadernos y libros de contabilidad.

La integración será muy sencilla para Apli Paper ya que ambas empresas están situadas en la misma región y comparten muchos de sus clientes. Apli se ha comprometido a conservar la marca Miquel Rius y a toda su plantilla: unos 50 trabajadores.

La facturación de Miquel Rius ascendía a unos 10 millones de euros mientras que la de Apli Paper perteneciente al grupo Caposa era de unos 40. Se espera que juntos tengan una facturación anual 50 millones de euros.

Papel pijama: ¿recuerdas el papel pijama?

El papel pijama era un tipo especial de papel continuo especialmente diseñado para facilitar la lectura y el seguimiento de las diferentes líneas cuando se imprimían tablas o listados muy largos.

Papel pijama de color blanco y verde
Papel pijama de color blanco y verde

El patron de líneas que formaba el papel pijama siempre incluía el color blanco de fondo y las lineas alternativas podían ser de color verde, gris o azul claro.

Recordando el papel pijama

Con la llegada de las impresoras láser y los sistemas de gestión documental las impresoras de papel continuo dejaron de utilizarse y este papel dejó de verse en las oficinas (en su día era muy común encontrarlo en casi cualquier oficina).

Sin embargo la idea de alternar líneas en dos colores diferentes para una mejor visualización del documento todavía perdura. Incluso es común encontrar hojas de cálculo en las que se alterna el color de las líneas.

Otros nombres por los que es conocido el papel pijama

Aunque apenas se vende ya, este papel aún se fabrica y se conoce industrialmente como papel continuo pautado. Algunos lo llaman papel cebra (sobre todo en inglés).

 

Marcadores Edding especiales: marcan casi todo!

¿Quién no conoce los marcadores y rotuladores edding? De hecho, posiblemente edding es la marca de rotuladores más vendida y conocida en España. Desde los legendarios rotuladores 1200 hasta los modelos de tinta permanente con punta gruesa o fina lo cierto es que el catálogo de productos que ofrece edding es muy amplio. Y a esto se debe en parte su éxito. Pues bien, existen nuevos marcadores edding especiales, algunos de ellos para aplicaciones extrañísimas. Como el rotulador aeroespacial, el marcador de piel humana o el modelo especial para salas limpias. Te mostramos algunos de ellos.

Marcadores edding especiales: el rotulador aeroespacial

Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial
Marcadores Edding Especiales: el 8404 sirve para uso aeroespacial

Vamos a comenzar con el edding 8404 un marcador aeroespacial. Un modelo que ha sido especialmente diseñado para ocasionar la mínima corrosión posible en los materiales sobre los que se emplea. Este marcador sólo está disponible en negro, es de tinta permanente y está aprobado por la agencia aeroespacial británica Airbus. Su tinta resiste los rayos solares, la acción del agua y el roce.

El 8014: un marcador para el laboratorio resistente al roce, a la luz y a las temperaturas elevadas

Marcador edding para laboratorio
Marcador edding para laboratorio

Continuamos con el edding 8014 un marcador especial para laboratorios. ¿Qué tiene de especial este modelo? Varias cosas. Primero su punta está especialmente diseñada para rotular sobre superficies transparentes y lisas, por ejemplo, los tubos de ensayo. Su tinta es de secado ultra rápido y de alta permanencia. Ademas es muy resistente al roce y a las temperaturas elevadas (y esto está comprobado y certificado por la agencia TÜV Saarland).

El edding 8020 es un marcador apto para la piel humana

Sin duda alguna has visto un montón de veces como se marca la piel cuando se va a realizar una intervención de cirugía estética. Pues bien, estos son los marcadores que se usan. Los modelos como el edding 8020 están especialmente diseñados para el marcado de la piel.

Marcador para piel humana
Marcador para piel humana

Su punta es redonda de un milímetro de grosor y su tinta resistente al agua. Se fabrica en dos colores, rojo y azul. Sin duda el más utilizado por los cirujanos.

Otros marcadores edding especiales

Otros modelos que existen son el 950, un marcador de pasta. Especial para marcar sobre superficies muy sucias o rugosas. En su interior hay un cilindro de cera pigmentada que marca sobre cualquier superficie ¡incluso si está grasienta!

Los modelos 8010 y 8011 sirven para radiografías de rayos X y para salas limpias respectivamente. El 8407 es un marcador para cables mientras que el modelo 8300 te permite marcar superficies manchadas de polvo. Algo que muy pocos marcadores pueden hacer.

Otro marcador muy interesante es el NLS High Tech con el número 8030. Un rotulador muy especial empleado en entornos nucleares, aeronáuticos y marinos. Con tinta de baja corrosión, aprobado para la aviación y con un bajo nivel de halogenuros.

Marcador edding ultravioleta
Marcador edding ultravioleta

Por último tenemos el 8280 un marcador de seguridad cuya tinta sólo es visible bajo luz ultravioleta. Ideal para realizar marcas en objetos susceptibles de robo.

Si quieres ver los modelos que existen puedes los tienes todos en la web de edding.

Máquinas de oficina: ¿cuáles son imprescindibles?

En primer lugar: ¿qué son las máquinas de oficina?

Máquinas de oficina: la destructora de documentos.
Destructora de documentos: una de las máquinas de oficina más utilizadas.

En la Wikipedia se considera máquinas de oficina a todas aquellas herramientas que tienen como objetivo la producción y el proceso de los documentos que necesita la oficina para la correcta relación entre sus clientes y proveedores.

Bajo esta definición podríamos considerar máquinas de oficina a los ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras e impresoras. Pero lo cierto es que es raro que consideremos a un ordenador o una impresora una máquina de oficina.

En vez de ello la mayoría de las oficinas y papelerías consideran máquinas de oficina a aquellas que guardan relación con los documentos físicos ya impresos. Por ejemplo, las destructoras de papel, las plastificadoras, las encuadernadoras y las grapadoras.

¿Cuáles resultan imprescindibles?

Depende. Cada oficina tiene unas necesidades concretas. Pero hay algunas máquinas de oficina que son de uso casi obligado en toda oficina.

Por ejemplo, desde la llegada del nuevo RGPD (Reglamento General Europeo para la Protección de Datos) es obligatorio destruir los documentos que tengan datos sensibles de personas o empresas. Con la entrada en vigor de las leyes de protección de datos de carácter personal las destructoras de documentos se han convertido en máquinas de uso obligatorio en casi todas oficinas. Por ello estas herramientas son, claramente, imprescindibles.

Otras máquinas que sin duda también son imprescindibles son las grapadoras y perforadoras de papel: ¿qué oficina no utiliza las carpetas o archivadores de anillas?

Grapadoras y perforadoras de papel
Grapadoras y perforadoras de papel

Por otro lado, debemos tener presente que las máquinas de oficina en el transcurso de los últimos años han evolucionado de forma notable. Muchas de ellas se han abaratado mucho y ahora ya es posible disponer de una plastificadora o una encuadernadora incluso en la oficina más pequeña o en el hogar. Tal vez no sean imprescindibles pero ahorran mucho tiempo y nos hacen la vida más fácil. Por ejemplo evitándonos tener que ir a la copistería para plastificar o encuadernar nuestros documentos.

Plastificadora de documentos
Plastificadora de documentos

Por último vamos a señalar otra máquina imprescindible en aquellas oficinas que aceptan pagos en metálico. Se trata de los detectores de billetes y las balanzas o máquinas contadoras de monedas. Con su ayuda se detectan los billetes falsos y se ahorra mucho tiempo en el conteo y organización del dinero.

Los sistemas de gestión documental

Antes hemos dicho que los ordenadores o impresoras no nos parecían ser considerados máquinas de oficina, ahora haremos una excepción. Los sistemas de gestión documental permiten tener toda la documentación centralizada en la red informática de la empresa ahorrando una gran cantidad de espacio físico. Para ello se utilizan escáneres de gestión documental. Estos modelos tienen alimentadores de entrada que permiten procesar una gran cantidad de documentos en muy poco tiempo.

Escáner de gestión documental
Escáner de gestión documental

Con un buen escáner de gestión documental una estantería abarrotada de archivadores de anillas puede desaparecer por completo. Los documentos impresos quedan digitalizados y se puede acceder a ellos rápidamente. Por ejemplo desde la Intranet de la oficina. Además del importante ahorro de espacio también se evita la pérdida de la documentación.

Nueva oficina, nuevas máquinas

La oficina tradicional ya no existe. Ha cambiado por completo. Algunas máquinas de oficina antiguas son echadas en falta por los nostálgicos. Ya no se escucha en las oficinas el característico ruido de las máquinas de escribir. En cambio ahora escuchamos el ruido de las destructoras de documentos. O tal vez no: ya que algunas de ellas son muy silenciosas.

La oficina se ha modernizado. Los periféricos también han evolucionado y ahora son más fáciles y cómodos de usar ya que se pueden controlar sin moverse del asiento.

El número de las impresoras de una oficina también ha disminuido. Los modelos actuales son capaces de realizar su trabajo 10 veces más rápido que los antiguos. La tecnología ha evolucionado tanto que incluso ha sacado al oficinista de la oficina pudiendo realizar el mismo trabajo en cualquier lugar simplemente con una conexión a Internet.

Uni-Extra

Uni-Extra es una marca de materiales de papelería utilizada por Unipapel en sus cuadernos y blocs de notas.

Blocs de notas Uni-Extra
Blocs de notas Uni-Extra

El origen de la marca Uni-Extra

Para cada una de sus familias de productos Unipapel ha empleado tradicionalmente una marca propia. Por ejemplo la famosa marca UniSystem es la elegida para sus archivadores y carpetas de anillas, asi mismo UniOffice se emplea para las notas adhesivas o los líquidos correctores. Pues bien, para los cuadernos y blocs de notas la marca seleccionada es “Uni-Extra“.

Los cuadernos y blocs Uni-Extra

Bajo esta marca podemos encontrar principalmente dos tipos de productos. Los cuadernos de espiral y los blocs de notas encolados por el lomo.

La mayoría de cuadernos de espiral comercializados bajo esta marca son los de tapa dura, con hojas de papel taladradas y microperforadas para arrancarlas fácilmente y traspasarlas a las carpetas de anillas. La marca líder de este tipo de cuadernos es Oxford y Unipapel decidió sacar la marca Uni-Extra para ofrecer una alternativa de marca blanca más económica de este producto.

Cuadernos Uni-Extra
Cuadernos de espiral UniExtra fabricados por Unipapel

En cuanto a los blocs de notas de UniExtra encontramos dos posibilidades: hojas de papel blanco o amarillas. En ambos casos la disposición de estos blocs es vertical y las hojas se pasan de abajo hacia arriba. Es la diferencia que tienen, además de estar encolados en vez de cosidos con espiral, con respecto a los cuadernos. (En los cuadernos las hojas se pasan de derecha a izquierda).

Los colores que Unipapel utiliza para el diseño de sus productos UniExtra son sobre todo el rojo y el negro. Con la excepción del color gris y amarillo que emplea para el bloc de notas de hojas amarillas, posiblemente uno de los productos de esta marca más vendidos y apreciados.

Clasificación de la documentación y su almacenamiento

La clasificación de la documentación y su almacenamiento en las oficinas es una tarea nada trivial que debe ser cuidadosamente planificada ya que tendrá un impacto muy alto en la productividad de la empresa.

La clasificación de la documentación
La clasificación de la documentación

Existen ciencias como la biblioteconomía que estudían la gestión y la administración de los almacenes de libros, es decir, de las bibliotecas. Dependiendo de la naturaleza de la oficina, las técnicas a aplicar para la clasificación de los documentos serán mas o menos complicadas.

En este artículo no nos vamos a centrar en si es mejor clasificar la documentación cronologicamente o por el tipo de documento. En vez de eso hablaremos de los diferentes materiales de oficina que existen para su archivo y de las consecuencias prácticas que tienen tanto en el día a día como en el archivo a largo plazo de la documentación.

Los materiales de oficina para la clasificación de la documentación

Una vez que sabemos cómo se organizarán los documentos impresos necesitaremos el medio físico para hacerlo. Existen diferentes materiales de archivo. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Vamos a repasar uno a uno los más importantes.

Los archivadores y carpetas de anillas

¿En qué oficina no existen archivadores y carpetas? De entrada vamos a explicar la diferencia entre un archivador y una carpeta. Los dos tienen anillas pero sólo el archivador tiene la palanca que permite su apertura. Por este motivo también se conocen frecuentemente como archivadores de palanca. Otro nombre que reciben es el de archivadores AZ.

Pero centrémonos en lo importante. En sus consecuencias, ventajas e inconvinientes cuando se utilizan como lugar donde archivar la información.

Perforación de los documentos

Lo primero y más ovbio es que utilizar un archivador de anillas va acompañado de un elemento fundamental: la perforadora de papel. Cada vez que deseemos archivar un documento tendremos que perforarlo.

El tiempo unitario que esto supone es en realidad muy elevado. Por ello las oficinas suelen almacenar los documentos en bandejas de plástico y sólo se procede a su archivo cuando hay suficientes documentos disponibles. De esta manera se reduce el tiempo empleado para cada hoja.

Ya hemos dicho que el archivador tiene palanca a diferencia de la carpeta. Además la práctica totalidad de los archivadores son de dos anillas. Esto simplifica muchisimo el proceso de los documentos. Es mucho más rápido y sencillo hacer dos perforaciones que cuatro. Y también es más facil introducirlo en sólo dos anillas. Por ello si el volúmen de información a tratar es muy grande optaremos siempre por archivadores de dos anillas con palanca.

Sólo existe una posibilidad para utilizar archivadores de anillas sin perforar los documentos: metiéndolos en fundas de plástico. Y esto a su vez implica un mayor tiempo de proceso de la documentación y un acceso mucho más complicado a la misma (si se meten varios documentos en cada funda).

Clasificación de la documentación en archivadores

Hay que tener en cuenta dos cosas: la clasificación interna y la externa. Es decir, como organizamos el contenido dentro de cada archivador. Y también que archivadores asignamos a los diferentes documentos o fechas.

Para la clasificación interna existen separadores de plástico que pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Estos separadores nos permiten indexar la información a nivel de archivador. Y no nos restringen a utilizar un archivador único. Es decir podemos utilizar un juego de separadores A-Z repartidos en cinco archivadores. Escribiremos en el lomo de cada uno de ellos las letras que comprende. Por ejemplo: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

El archivo definitivo de la documentación desde los archivadores

Por último pero no menos importante hay que tener en cuenta lo que se suele llamar el “archivo definitivo” de la documentación. Esto es, cómo se almacena la información que ya no es necesario tener disponible a diario pero debe conservarse para poder hacer frente a posibles inspecciones o requerimientos legales.

Si optamos por utilizar archivadores esta tarea será bastante sencilla. Lo que se suele hacer es extraer el contenido íntegro del archivador. Se ata con unas gomas elásticas e introducirlo en una caja de archivo definitivo. La caja a su vez se puede guardar en contenedores de archivo definitivo. Y todos ellos se apilan y se almacenan ocupando un espacio mínimo (en comparación con lo que ocupan en los archivadores de anillas).

Las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas
Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante sólo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con un archivador tenemos que:

  1. Obtener el archivador de la estantería
  2. Perforar el documento
  3. Abrir el archivador, desbloquear el compresor de hojas y encontrar la sección adecuada
  4. Abrir el mecanismo de anillas y guardar la hoja
  5. Recolocar los documentos, accionar el compresor y dejarlo de nuevo en la estantería

Es un proceso mucho más lento y laborioso. En cambio las carpetas colgantes complican el archivo definitivo. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Conclusión

Tanto los archivadores como las carpetas colgantes se pueden utilizar para la clasificación de la documentación en las oficinas. Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.