¿Cómo contabilizar el material de oficina?

Existen dos maneras de contabilizar el material de oficina. Depende de si el material de oficina adquirido se va a consumir durante el mismo ejercicio económico o no.

Generalmente, se considera al material de oficina como existencias y se refleja como activo en el balance de situación a través de la cuenta 328 (Material de oficina).

Sin embargo, de acuerdo con el principio de importancia relativa (que establece que se pueden omitir algunos principios contables si las partidas de una actividad económica no poseen una importancia significativa) existe una alternativa más sencilla.

La opción anterior es válida siempre que el material adquirido no suponga un desembolso importante y se vaya a consumir durante el mismo ejercicio de compra.

 

Opción 1. Material comprado y consumido durante el mismo ejercicio

Es la opción mas sencilla. Se aplica el principio de importancia relativa. El requisito para poder emplear este método es que el material adquirido se tiene que consumir durante el mismo ejercicio.

Contabilizamos la factura como compra simple:

629 (otros servicios)
472 (Hacienda Publica – IVA Soportado)

A 410 (Acreedores por prestación de servicios).

Se contabiliza como compra simple y no hay que regularizar existencias a final de año. Hay algunos ejemplos prácticos de aplicación en este artículo de Contafis Blog.

Opción 2. Material a consumir durante varios periodos

En este caso es necesario realizar inventario de existencias a final de año.

602 (Compras de otros aprovisionamientos)
472 (Hacienda Publica – IVA Soportado)

A 400 (Proveedores).

Además tendremos que utilizar las cuentas 328 (Material de oficina) y 612 (Variación de existencias) para la regularización del inventario al final del ejercicio.

Libros sobre contabilidad recomendados

Contabilidad para todos es un pequeño libro sobre contabilidad. En él se pueden encontrar respuesta a estas y a muchas otras cuestiones relacionadas con la contabilidad. El libro incluye algunas explicaciones generales y un apéndice final con preguntas resultas de contabilidad. Esta en castellano, tiene 205 páginas. Está escrito por Manel Rajadell Carreras, Oriol Trullàs Pardo y Pep Simó Guzmán.

Contabilizar el material de oficina
«Contabilidad para todos», un pequeño libro que resuelve esta y otras preguntas sobre contabilidad.

Es un buen libro, sencillo, práctico y muy recomendable. Se puede comprar en la librería de Amazon. A continuación dos pequeñas reseñas del propio editor (OmniaScience):

La razón de este libro, desde una perspectiva didáctica, es presentar un manual práctico para que pueda entenderse como funciona la contabilidad. Se trata de explicar de manera amena y sencilla los mecanismos propios de la contabilidad.

¿Qué son los materiales fungibles de oficina?

A la hora de comprar material de oficina encontramos dos opciones: el material fungible y el material no fungible.

¿Qué son los materiales fungibles de oficina? En primer lugar vamos a ver qué definición da la Wikipedia sobre los bienes fungibles:

Los bienes o cosas fungibles, son los muebles de los que no puede hacerse el uso adecuado a su naturaleza sin consumirlos y aquellos en reemplazo de los cuales se admite legalmente otro tanto de igual calidad.

El término fungible viene del latín fungi, gastar, y -ble es decir es lo que se consume con el uso.

Los bienes fungibles de oficina son aquellos que no se pueden emplear sin gastarlos. Los folios para fotocopiadora (papel) son un claro ejemplo de material fungible: al imprimir sobre él lo gastamos.

La hoja ya no nos servirá para imprimir otro documento. Sin embargo, otros productos de papelería como las tijeras o la grapadora no son bienes fungibles, aunque sí lo son las grapas.

Materiales fungibles de oficina

¿Qué materiales de oficina son fungibles?

Algunos ejemplos de material de oficina fungible son el ya mencionado papel, los cuadernos, los blocs de notas, las libretas, los blocs de dibujo… En general, todos los soportes de escritura se puede considerar bienes fungibles. Las notas Post-It, los talonarios impresos, los recambios de papel para carpetas de anillas o las carpetas escolares son otros ejemplos de materiales fungibles.

Material fungible

¿Qué otros bienes fungibles encontramos en una oficina?

Por ejemplo, los bolígrafos y rotuladores. Pero, ojo, solo los desechables. Pues una pluma estilográfica de diseño o un bolígrafo de oro se considerarían no fungibles. En este último caso, el recambio de tinta sería la pieza que se sí gasta (la tinta), pero no el útil de escritura en sí. Los bolígrafos Bic, los rotuladores Edding y los marcadores fluorescentes Stabilo son todos ellos bienes fungibles.

¿Qué materiales de oficina no son fungibles?

Entre las artículos que no podemos considerar fungibles encontramos en primer lugar el material de archivo. Los archivadores de anillas los cuales son una excelente opción para mantener todo el material organizado y en excelente estado de conservación. Los de plástico son más duraderos que los de cartón. Ambos están disponibles en numerosos colores. Estos artículos permiten clasificar una gran cantidad de papeles y archivarlos de manera organizada. Sin embargo tanto en un caso como en el otro nos pueden durar muchos años y archivar los documentos en ellos no implica un deterioro pero no el consumo de los mismos.

Si se utilizan muchos archivadores pueden colocarse en muebles específicos o en cajas para archivadores, diseñadas con el tamaño exacto para contener varios de ellos y que no quede nada fuera de lugar. A la hora de trabajar en la oficina hace falta tener todas las cosas en su lugar. Una buena organización es necesaria para el éxito de las labores a realizar y además permite ahorrar tiempo y espacio. Y aquí tenemos ya otro ejemplo: el mobiliario y los complementos de oficina, estanterías, carritos, mesas o sillas son también bienes no fungibles.

¿Una grapadora de oro se considera un bien fungible?

 

Los materiales de oficina, sean o o no fungibles, deberían ser de buena calidad para cumplir con su objetivo y no entorpecer el trabajo. El hecho de que sean de mejor o peor calidad no afecta a su consideración de bienes fungibles.

Una grapadora de plástico puede ser menos duradera y elegante que una grapadora de oro pero ni la una, ni la otra son fungibles. Grapadora de oro

El líquido corrector, las minas para portaminas, el celo, el adhesivo o los lápices de colores son bienes fungibles. Las perforadoras de papel, grapadoras, impresoras, plastificadoras, papeleras o bandejas de escritorio: son bienes no fungibles.