¿Cómo se contabiliza el material de oficina?

Depende. Existen dos maneras de contabilizar el material de oficina. Depende de si el material de oficina que se compra se consume en el mismo ejercicio o no.

En general el plan de contabilidad considera al material de oficina como existencias y lo refleja como activo en el balance de situación a través de la cuenta 328 (Material de oficina).

Sin embargo, de acuerdo con el principio de importancia relativa también puede recibir otro tratamiento. Este principio establece que podemos omitir algunos principios contables si las partidas de una actividad económica no poseen una importancia significativa.

Y este es el caso del material de oficina que no supone un desembolso importante. Y que está destinado a consumirse durante el mismo ejercicio de compra. A continuación se explica cómo se contabiliza la partida con los dos métodos posibles.

Primera opción: material duradero que no se consume durante el mismo ejercicio.

En este caso es necesario realizar inventario de existencias a final de año. Se utilizan las cuentas 602 (Compras de otros aprovisionamientos), 400 (Proveedores) y 472 (Hacienda Pública – IVA Soportado).

Además tendremos que utilizar las cuentas 328 (Material de oficina) y 612 (Variación de existencias) para la regularización del inventario al final del ejercicio.

Segunda opción: material comprado y consumido durante el mismo ejercicio

Es la opción mas sencilla. Se aplica el principio de importancia relativa. El requisito para poder emplear este método es que el material adquirido se tiene que consumir durante el mismo ejercicio.

La contabilización se realiza mediante las cuenta 629 (otros servicios), 410 (Acreedores por prestación de servicios) y 472 (Hacienda Publica – IVA Soportado). Se contabiliza como compra simple y no hay que regularizar existencias a final de año.

Para información más detallada y ejemplos prácticos de aplicación os recomendamos leer el artículo del blog de Contafis sobre cómo contabilizar el material de oficina.

A la hora de trabajar en la oficina hace falta tener todas las cosas en su lugar. Una buena organización es necesaria para el éxito de las labores a realizar y además permite ahorrar tiempo y espacio.

El material de oficina debe ser de buena calidad para cumplir con su objetivo y no entorpecer el trabajo.

¿Qué materiales de oficina son los más necesarios?

Entre las artículos que no pueden faltar encontramos en primer lugar el material de archivo. Los archivadores de anillas son una excelente opción para mantener todo el material organizado y en excelente estado de conservación. Los de plástico son más duraderos que los de cartón. Ambos están disponibles en numerosos colores. Estos artículos permiten clasificar una gran cantidad de papeles y archivarlos de manera organizada.

Si se utilizan muchos archivadores pueden colocarse en muebles específicos o en cajas para archivadores, diseñadas con el tamaño exacto para contener varios de ellos y que no quede nada fuera de lugar.

Material de oficina de uso cotidiano

Con respecto al material de oficina de uso cotidiano, en un buen escritorio no debe carecer de bolígrafos y portaminas, además de blocs de notas y libretas. Para organizar los papeles del momento, los clips y las chinchetas resultan ideales y prácticos para tener el material visible pero organizado. Si no se cuenta con un orden claro, perdemos más tiempo en buscar cosas que en trabajar.

Los tableros de anuncios son una opción viable para no olvidarse de los compromisos que tengamos pendientes.

Otros elementos que son imprescindibles y de los que siempre debemos tener repuestos son los consumibles para impresión. En primer lugar, contar con cartuchos de tinta es importante ya que, si no se dispone de ellos, en el momento que se acaban los que están en uso se genera un atraso en las actividades habituales. Por otro lado, es importante contar siempre con papel de calidad y en abundancia, ya que demora de la misma manera que lo hace la falta de cartuchos.

Con respecto a la utilización de papel, es importante tenerlo en diferentes formatos. Las etiquetas para clasificar siempre son necesarias para no perder tiempo buscando y tener todo en orden. De acuerdo a las hojas que se utilicen con mayor asiduidad, es importante tener sobres para las mismas para conservarlas. Además, en la actualidad, existen bolsas de polietileno que ocupan muy poco espacio y resultan muy prácticas y más seguras, ya que resultan ser impermeables a cualquier tipo de líquidos y suciedad húmeda.