¿Cómo contabilizar el material de oficina?

Una pregunta que muchas personas se hacen es: ¿cómo se contabiliza el material de oficina?

Existen dos maneras de contabilizar el material de oficina. Utilizar una u otra depende de si el material de oficina que se compra, se va a consumir o no, durante el mismo ejercicio económico.

Contabilizar el material de oficina

 

En general, el plan de contabilidad considera al material de oficina como existencias y lo refleja como activo en el balance de situación a través de la cuenta 328 (Material de oficina).

Sin embargo, de acuerdo con el principio de importancia relativa también puede recibir otro tratamiento. Este principio establece que podemos omitir algunos principios contables si las partidas de una actividad económica no poseen una importancia significativa.

Este sería el caso del material de oficina que no supone un desembolso importante, que está destinado a consumirse durante el mismo ejercicio de compra. A continuación se explica cómo se contabiliza la partida con los dos métodos posibles.

Contabilizar el material de oficina
«Contabilidad para todos», un pequeño libro que resuelve esta y otras preguntas sobre contabilidad.

Primera opción: material duradero que no se consume durante el mismo ejercicio.

En este caso es necesario realizar inventario de existencias a final de año. Se utilizan las cuentas 602 (Compras de otros aprovisionamientos), 400 (Proveedores) y 472 (Hacienda Pública – IVA Soportado).

Además tendremos que utilizar las cuentas 328 (Material de oficina) y 612 (Variación de existencias) para la regularización del inventario al final del ejercicio.

Segunda opción: material comprado y consumido durante el mismo ejercicio

Es la opción mas sencilla. Se aplica el principio de importancia relativa. El requisito para poder emplear este método es que el material adquirido se tiene que consumir durante el mismo ejercicio.

La contabilización se realiza mediante las cuenta 629 (otros servicios), 410 (Acreedores por prestación de servicios) y 472 (Hacienda Publica – IVA Soportado). Se contabiliza como compra simple y no hay que regularizar existencias a final de año. Para información más detallada y ejemplos prácticos de aplicación os recomendamos leer el artículo del blog de Contafis sobre cómo contabilizar el material de oficina.

Libros sobre contabilidad recomendados

Contabilidad para todos es un pequeño libro sobre contabilidad. En él se pueden encontrar respuesta a estas y a muchas otras cuestiones relacionadas con la contabilidad. El libro incluye algunas explicaciones generales y un apéndice final con preguntas resultas de contabilidad. Esta en castellano, tiene 205 páginas. Está escrito por Manel Rajadell Carreras, Oriol Trullàs Pardo y Pep Simó Guzmán.

Opinamos que «Contabilidad para todos» es un buen libro, sencillo, práctico y muy recomandable. Se puede comprar en la librería de Amazon. A continuación dos pequeñas reseñas del propio editor (OmniaScience):

La razón de este libro, desde una perspectiva didáctica, es presentar un manual práctico para que pueda entenderse como funciona la contabilidad. Se trata de explicar de manera amena y sencilla los mecanismos propios de la contabilidad.

En las estanterías de las librerías hay muchos manuales que tratan lo mismo que este…, pero años de experiencia docente y de feedback con el alumnado nos ha impulsado a escribir este libro con la pretensión de ofrecer un contenido más ameno, digerible y práctico a la vez.

¿Qué son los materiales fungibles de oficina?

¿Estás buscando una lista de materiales fungibles de oficina? En primer lugar vamos a ver qué definición ofrece la Wikipedia sobre los bienes fungibles:

Los bienes o cosas fungibles, son los muebles de los que no puede hacerse el uso adecuado a su naturaleza sin consumirlos y aquellos en reemplazo de los cuales se admite legalmente otro tanto de igual calidad.

El término fungible viene del latín fungi, gastar, y -ble es decir es lo que se consume con el uso.

Aunque la definición usa una jerga un poco legal más o menos se entiende. Los materiales fungibles de oficina son aquellos que no se pueden emplear sin gastarlos.. El papel es un claro ejemplo de material fungible: al imprimir sobre él lo estamos consumiendo, no nos va a servir para imprimir otro documento. Sin embargo, unas tijeras o la grapadora son bienes no fungibles—pero obviamente las grapas también son fungibles.

Materiales fungibles de oficina

¿Qué materiales de oficina son fungibles?

Algunos ejemplos de material de oficina fungible son el antes mencionado papel, los cuadernos, los blocs de notas, las libretas, los blocs de dibujo… En general todo tipo de soporte de escritura se puede considerar como material fungible. Las notas Post-It, los talonarios impresos, los recambios de carpetas de estudiantes o las carpetas escolares son otros claros ejemplos de material fungible.

Dejemos atrás los derivados del papel. ¿Qué mas cosas son fungibles? Pues sin duda alguna los bolígrafos y rotuladores. Pero ojo, los desechables. Pues una pluma estilográfica de diseño o un bolígrafo de oro se considerarían no fungibles. En este caso el recambio de tinta sería la pieza que se gasta, pero no así el útil de escritura en sí. Así pues ya podemos citar más ejemplos: los bolígrafos Bic, los rotuladores Edding y los marcadores fluorescentes Stabilo.

¿Qué materiales de oficina no son fungibles?

Entre las artículos que no podemos considerar fungibles encontramos en primer lugar el material de archivo. Los archivadores de anillas los cuales son una excelente opción para mantener todo el material organizado y en excelente estado de conservación. Los de plástico son más duraderos que los de cartón. Ambos están disponibles en numerosos colores. Estos artículos permiten clasificar una gran cantidad de papeles y archivarlos de manera organizada. Sin embargo tanto en un caso como en el otro nos pueden durar muchos años y archivar los documentos en ellos no implica un deterioro pero no el consumo de los mismos.

Si se utilizan muchos archivadores pueden colocarse en muebles específicos o en cajas para archivadores, diseñadas con el tamaño exacto para contener varios de ellos y que no quede nada fuera de lugar. A la hora de trabajar en la oficina hace falta tener todas las cosas en su lugar. Una buena organización es necesaria para el éxito de las labores a realizar y además permite ahorrar tiempo y espacio. Y aquí tenemos ya otro ejemplo: el mobiliario y los complementos de oficina, estanterías, carritos, mesas o sillas son también bienes no fungibles.

¿Un abrecartas de plástico se considera un bien fungible? ¿Y un abrecartas de oro?

Los materiales de oficina, sean o o no fungibles, deberían ser de buena calidad para cumplir con su objetivo y no entorpecer el trabajo. El hecho de que sean de mejor o peor calidad no afecta a su consideración de bienes fungibles. Un abrecartas de plástico puede ser menos duradero y elegante que un abrecartas de oro pero ninguno de los dos son fungibles. Ya que, podemos abrir millones de cartas sin que «se consuman».

Es importante tener esto bien claro. Líquido correcto, minas de portaminas, celo y pegamentos: bienes fungibles. Perforadoras de papel, impresoras, plastificadoras, papeleras o bandejas de escritorio: no fungibles.